办公室事务管理——约会安排.doc

教　　　案（课时数： 2 ） 　　　　　　　　　　　　　 授课授课 复习 提 问 复　 问　 内 　 容 学生姓名 成绩 电子日志的优缺点？ 作 业 及 预 习 要 求　　　　　　　　　　　 熟悉有效安排约会的注意事项。 预习办公室常用信息概述。 约会安排 教学目的：使学生理解、掌握约会安排的相关知识、技能。 教学重点：约会安排的相关知识、技能。 教学难点：相关技能的掌握与运用。 教学时数：2 教学内容与过程： 约会就是为了顺利地与他人会见，事先将会见的时间、所需时间、洽谈内容告知对方，并作出约定的行为。因为约定会见有利于上司和来客双方安排各自的工作，并有效利用时间，所以约会工作是秘书的经常性的工作之一，如何把这项工作做得更好，是秘书应该经常思考的问题之一。 一、有效地安排约会 约会看上去是比较简单的一项工作，可是要想把约会工作做好，这里面还是有很多技巧的和注意事项的，下面列出的内容会帮助秘书们将这项工作做得更出色。 （1）一天中的某一段时间，上司很可能希望留作处理日常事务，秘书应该在心中记着这一点。 （2）在外出约会之间，要留有充足的路上所需时间。 （3）会议所用的时间很可能会超过预计时间，鉴于这种情况，需要时应该向要求来拜会的客人说明这种困难;如果是非常重要的人物来访，上司为了赴约可能中途推出会议。 （4）一般来说，约会是通过电话联系的，在打电话的同一天，应该写一封信证实电话联系内容，该信件须留一份副本，作为该谈话的永久性档案，事情办理情况应以便条形式写给上司留存备查。 （5）如果来电话者要求安排约见，且日期、时间都已谈妥，则应记下来电话者的姓名、地址和电话号码，以备将来因故改变日期或时间，需要与来电者联系时使用。 （6）给饭店写信，应写给“经理”，饭店的地址和有关情况应注意查考参考书。 （7）当联系社交活动时，因为社交活动包括上司的夫人参加，所以无论该活动是白天还是晚上举行，都要先问清每项活动上司夫人是否方便参加，然后再代表她接受邀请。 （8）如果上司夫人是个商业或者职业女士，有时她会要求丈夫出席与她的活动圈子有关的各种社交活动。因而，在联系上司自己的社交活动时，要经常注意与上司夫人合作，这种合作需要做到何种程度，极大的取决于上司对他的夫人和他夫人的社交活动的个人选择 （9）如果你的上司外出，不要在他回来的当天安排约会 （10）如果你为上司安排了一个外面的约会，在他离开办公室之前，再打电话确定一下。 （11）在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排约会。 （12）注意千万不要在周末或假日安排约会，要记住对方的假日可能和你们的公司不同。 （13）安排约会时，一定要解释约会的内容是得到上司同意的。 （14）对约会的时间提出建议时，不要随便提哪些不确定的时间，如“你喜欢什么时候和尼古拉先生会面？” （15）如果你知道约会可能推迟，你要解释并打电话给有关人，在确定一下日期和时间 （16）如果为你的同事安排约会，给他一张提示条，写上日期、时间及办公室的房间号。 （17）记下和你有约会的人的电话号码，以便万一约会取消或变更可以另行通知对方。 二、约会的方式 约会可以采取以下几种方式： （1）如果上司告诉秘书，他安排了一个约会，秘书必须把它记在自己和上司的日程表上。 （2）如果秘书通过电话亲自安排约会，那么这件事必须得到上司的确认，然后再把它记入双方的日程表上 （3）如果有人写信查询约会的具体时间，一旦时间已定，秘书必须通知询问的人并且把它记入上司和个人的日程表上 （4）当上司和某人讨论时，他也许会让秘书安排一下与那人约会的时间，秘书在安排好后，必须确保那人收到书面或口头的通知，并记在上司和你的日程表上 （5）秘书或秘书的上司可以通过信件与外地的参观者安排暂定的约会，这些约会必须用铅笔记入双方的日程表，因为它们可能会有变动 三、约会卡片 上司要外出一整天参加各种社交活动和约会活动时，他可能会要求秘书准备一张约会卡片，供他外出时用，而不必将他的工作日志带在身边，该卡片应大小适中，便于携带，卡片上附有需要届时使用的请帖，或存放来往信函的案卷。如表5—9所示 表5—9 约会卡片 20xx年，6月23日，星期三 10：00 销售工作会议。地点布兰克镇分公司办事处（南伊大街147号） 附：会议日程 13：00 与布兰克镇分公司上司及威明斯先生（新西兰代理人）共进午餐 。地点：：玫瑰庄园大酒店 14：30 与律师商谈租赁位于伊萨姆大街的假日别墅事宜。地点：科尔街11号