办公室常用表.ppt

办公室基础管理工作培训 2011年5月 办公室基础管理工作培训内容 《2011版办公室工作标准》 2011年度考评工作 OA系统 应用文写作 房地产项目开发前期工作交流 考试 总结讲话 《2011版办公室工作标准》 制度建设 (新增内容) 凡是新企业，必须首先建立企业的制度，包括管理制度、工作标准、管理办法或实施细则。 制度制订或修改后需要总办备案。为了不影响制度下发,备案前先通过其他方式,与总办就制度内容事先进行沟通。企业内部管理制度不能与总部相关制度冲突。 制度下发后要组织学习。 《2011版办公室工作标准》 文件管理 收文管理：做办理单，同步做收文登记（电子版），总经理批复后复印件给相关人员，相关人员在收件时在原办理单上签字，编号在整理时进行编号。传达相关文件内容原则在当天完成。 发文管理：做发文稿，相关部门审核会签后，办公室主任审核后报总经理签发。正式发文前做发文登记。通过OA发文，发文范围由拟文单位确定。原则上签发后当天要发给相关人员。会议纪要要在会后三天内发掉。 文件督办：总部文件，办公室必须有专人负责，第一时间了解文件内容，并进行办理，并将办理结果反馈总办专人。会议内容督办，根据公司负责人的要求进行，填写督办表。 《2011版办公室工作标准》 信息宣传 必须在事发之日起2天内报总办发布，每月不少于1篇，信息必须经过审核才能上报。 公司动态信息，每年1月10日前整理形成企业大事记 《2011版办公室工作标准》 印章管理 凡是刻制印章，必须填写刻制申请表，经公司负责人签字同意后，才能刻制。 印章刻制后要办理领用手续，填写印章登记备案表，一式两份，一份留存，一份报总办备案。 用印必须经过审批，尤其是公章，必须经过公司负责人同意，超权限报总部审批。办公室印章管理员必须对用印内容进行审核：用印内容与审批内容是否一致，是否超过总经理权限。严禁在空白纸或签字盖章页上盖章，凡超过一页纸的盖章必须盖齐缝章。用印内容必须留底，合同留原件、非合同留复印件，与审批单一起存档。用印后必须登记用印台帐（合同、非合同分开登记）。特殊情况，需外带的印章的，印章管理员须跟随印章走。严禁除印章管理员以外的人携带印章。 印章报废后办公室统一留存。 《2011版办公室工作标准》 档案管理 对于档案资料，办公室每月要做好当月资料的整理，编好目录，每年要做一次归档，把当年的资料进行编目和装订。 媒体资料每季度首月5日报总办存档，要求以文件夹形式，文件夹的命名注明活动日期、活动内容，单个文件命名要以照片的事件内容来命名。 档案移交分二种，日常移交和项目结束移交，日常移交，凡是收到其他人员给予的存档资料要有登记，并出具收条给对方。项目结束移交，必须做到提醒，同时要求其他部门把档案按要求整理好后再进行移交。 档案借阅，原则上只给复印件，特殊情况必须原件的，要办理借阅手续。 《2011版办公室工作标准》 员工就餐管理 方式：自办食堂、定点餐厅或是发放补贴 工作餐补贴 ：10元/人/工作日 自办食堂：食堂开办方案（就餐人数、运营办法、装修和设备投入预算等）需要报总办审批。工作餐补贴包括食堂人员工资，菜、米、油、调味、燃料费用以及水电等日常开支费用 。凡就餐人数较少，又必须自办食堂的企业，可采取公司补贴+员工自负相结合的方式。 发放补贴：适用于自办食堂不具备条件，也没有办法定点餐厅用餐的情况 《2011版办公室工作标准》 通讯费用（固定电话和移动电话） 固定电话：部门负责人以上人员按人员一门，每个部门一门、工程现场一门，销售现场销售专线一门，案场传真一门。洽谈固话优惠并办理托收业务，每月索要每门电话的话费清单，核对是否存在异常，并与财务核对扣款数是否一致。 移动电话：审查移动话费报销资格，洽谈话费优惠并办理托收业务，每月索要话费清单，并与财务核对扣款数是否一致。 每季首月3日前将公司必威体育精装版通迅录报总办备案 《2011版办公室工作标准》 办公用品 日常管理中经常会出现台帐不登，领用手续不办的情况，办公用品采购以后必须登记台帐，按类别登记。 领用必须办理领用手续，领用人签字，同时按人员登记领用情况。 《2011版办公室工作标准》 固定资产 固定资产采购后，必须先登记台帐，领用时要办理领用手续，相关领用人要签字。 固定资产盘点必须与财务同步盘点，即办公室人员拿台帐与实物核对，财务人员要拿财务台帐与办公室台帐核对。 固定资产调拨除了办理调拨手续以外，必须在台帐上另行登记备查，跨企业调拨必须通过总办同意。 固定资产损坏不能用必须办理报废手续。价值2000元以上的办公报废要报总办备案。办公设备报废后由总办回收处理。对于闲置办公设备、电器等报总办等待调配。 《2011版办公室工作标准》 工作服 穿着标准参照精耕细作通知要求 根据需要与指定供应商联系，如出现问