某会务公司提供的会议接待流程(供参考).doc

某会务公司提供的会议接待流程（供参考） 一.会议资料准备 1.会议资料由会议用户提供 2.会议资料（主办单位提供） 3.领导发言稿（主办单位提供） 4.《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。 5.项目执行情况资料（主办单位提供） 6.展板所属图片（主办单位提供） 7.广告牌高计稿 8.欢迎布标、会议室布标 9.会议礼品（按参会人数准备） 10.会议代表证 11.会议用餐券 二.设备及设施准备 1.投影仪、多媒体电脑一台 2.广告牌按设计稿制作好，根据要求准备 3.会议室一间（根据入会人数) 4.车辆准备 5.麦克风3只 6.订制领导座次牌（名单由主办单位提供） 7.会议形式.座谈及课桌形式 8.照相机一台 9.摄影机一台、由专业人员操作 三.会前准备工作程序 1.根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。 2.据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。 3.提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。 4.提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。 5.与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。 6.成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。 7.在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。 四.会议其它费用开支预算 1.代表证.2元/张 2.广告牌.万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元 3.展板.根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。 4.临时用车.别克商务车（900元/天），现在瑞风商务车（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯车（500元/天） 5.宴会标准（由贵公司订标准） 6.水果 7.纪念品 8.资料打印、复印 9.照相、摄像 10.其它 五.会场布置 1.布标 2.按会议规定的摆防形式及要求布置好会场 3.设立会务人员发放会议用品及文件 4.确定会场摄影点和时间 六.人员安排 1.根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室） 2.会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3.摄影组.根据会议需求安排摄影人员 4.车辆小组.根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如.专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。 5.旅游接待小组.根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6.生活小组.此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务 七.发票的开据 在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开据的正式发票及酒店的住宿发票。 八.会议接站 1.会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。 2.人员及车辆安排 1）.人员.机场设1-2人、（领导、专家除外） 2）.接站车辆.根据会务组要求派车 3）.领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。 九.会议报到 1.在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处” 2.报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。 3.提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。 4.根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5.代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6.当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7.会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表 十.会议期间 1.要求酒店落实叫早服务 2.准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行 3.会议室布置情况落实 4.安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记 5.及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6.与酒店 公司财务人员协调好票据的开取 7.准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程 十一.会议考察 1.代表