档案管理学讲义教程.ppt

档案管理学;;教材及主要参考书目;第一章 绪论;第一节 档案管理概述;一、 档案管理工作的性质和特点 档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。 （一）工作性质 是国家科学文化事业的组成部分； 是部门各项管理工作的组成部分； 是文献信息管理系统的组成部分。;（二）档案管理工作的特点 （1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护 档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通； 大多数档案是“孤本”，不能随意复制； 档案比一般图书更显珍贵。;现存唐代的珍贵档案（图片）;羊皮档案 ;（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点 档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。 处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。;档案在不同阶段的特点：;（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流 档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。来源原则是这一特点的充分体现。;（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾 档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。 封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。 ;二、档案管理的内容 包括两个方面： （一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。 （二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。;三、档案管理的范围 不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。 （1）按档案内容：分为普通档案和专门档案。 普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案； 专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。;（2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案 一般档案：以文字为表述形式的纸质档案； 特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。 特种档案的制成材料、载体和信息存贮方式都不同于普通档案。;（3）按形成单位：分为公务档案和私人档案。 公务档案：国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理、生产建设、科研活动中形成的档案。 私人档案：各行各业著名人物在其个人历史活动中形成的档案，包括家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片及反映其生平事迹的传记材料。;（4）按形成时期：分为古代档案、近代档案、现代档案三种。 古代档案：1840年以前历代形成的档案 近代档案：自1840年至1949年中华人民共和国成立以前形成的档案 现代档案：中华人民共和国建国以后形成的档案;三、档案管理的基本要求 1、完整性要求 2、安全性要求 3、科学性要求 4、规范性要求 5、经济性要求 6、现代化要求;第二节 全宗理论;一、全宗的含义及类型 （一）全宗的含义 全宗是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。 （1）全宗是一个有机整体。 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。 （3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。 （4）全宗是档案的基本管理单位。;（二）全宗的类型 （1）按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。 组织全宗：一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体； 个人全宗：社会著名人物在其活动中形成的档案整体； 项目全宗：在某一项活动中形成的档案集合体。;（2）按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。 独立全宗：一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体； 联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一管理的档案集合体； 汇集全宗：按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体； 档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。;例如: “某省手工业局、手工业联社联合全宗” “国民政府联动系统汇集全宗” “国民政府东北地区铁路交通部门汇集全宗” “国民政府中国驻外使领馆档案汇集” “国民政府各银行档案汇集”;二、立档单位的构成条件与全宗划分原则 （一）立档单位的构成条件 长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。 与全宗的类型相对应，组