照片档案整理讲义.ppt

照片档案 定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反应方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 〈照片档案管理规范〉的适用范围 本标准规范了银盐感光材料照片的收集要求、整理程序和保管条件。 照片档案整理流程 收集 鉴定 分类 排列 编号 （编目） 拟写说明 张 贴 编页码 著录 打印目录 贴侧标签 上架 照片档案整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。 第一步 收集 收集要求： 属于收集与归档范围的照片，应定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，实行集中管理； 对存在疑义的照片进行鉴定； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 收集时间： 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并尽量不跨年度）。 第二步 照片鉴定 第三步 分类 按“保管期限—年度—问题”进行分类。 分类方案不应随意变动。 第四步 排 列 原则：应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。 １、按形成时间—专题（组）排列。 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的照片。 2、每专题（组）照片排列张号。 　　 例：在第1册内第一组照片有15张 008 · Y · 1 —1 ……… 008 · Y · 1 — 15 在第1册内第二组照片有6张照片，延续第一组的照片编号， 008 · Y · 1 —16 ……… 008 · Y · 1— 21 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册的照片张号必须从1开始。 　例：在第2册内第一组照片有10张 008 · Y · 2 —1 ……… 008 · Y · 2 —10 　　在第2册内第二组照片有9张照片，延续第一组的照片编号， 008 · Y ·2— 11 ……… 008 · Y · 2 —19 　　第2册排满照片后，再排第3册。 　　一组照片不可以排在两册中。 第五步 编 号 按“全宗号—保管期限代码—册号—张号”的模式 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，例如:机关的档案分类中照片的编号方法。 008.Y . 3 — 1 张号（第三册的第一张） 册号（第三册照片档案） 保管期限（永久） 全宗号（档案馆给定，可以没有） 第六步 编 目 照片档案目录种类：包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。 基本目录：项目包括照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。 册内目录：项目包括照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。 说明：档案已经实行计算机管理的单位可以省略此步。 第七步 拟写说明 以一组照片为单位拟写总说明。 总说明的内容： 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作为照片档案卷内目录的著录条目。 2、时间 3、地点 4、主要人物 5、基本内容 6、注明本组照片中所含照片的起止张号和数量。 以每张照片为单位拟写小说明：采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 项目中题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 说明位置：在照片的右侧、左侧或正下方。 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联号。依次采用①、②、③……组联号不宜越册。 册内备考表内容： 内容与其它档案基本相同。 本册情况说明：填写册内底片缺