办公室秘书的电话礼仪常识.doc

办公室秘书的电话礼仪常识 　　在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象，以下是学习啦小编为大家整理的关于办公室秘书的电话礼仪，供大家参考! 　　接电话技巧： 　　■用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。 　　听到电话铃响若是嘴里在吃东西应该停止，若是在与同事打闹嬉戏也应等情绪平稳后再接电话，不要边吃东西边打电话，应该停止一切不必要的动作，电话铃响三声之内必须接听。 　　在接到电话时首先要问候，如果接听电话晚了应该向客人道歉，问候时声音要有精神。 　　然后自报家门，外线报哪个公司，内线报哪个部门，电话交谈时要配合肢体动作如微笑、点头;讲话的声音不要过大，声调不要太高，话筒离口的距离不要过近，注意倾听，并时不时的说些嗯、是、对、好之类的短语。 　　■通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。 　　■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 　　■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。 　　■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。 　　不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 　　■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。 　　未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 　　■在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。 　　■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。 　　■听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。 　　■如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：quot;对不起，请问您是哪位?quot; 　　■如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。 　　■挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。 　　电话礼仪之留言技巧 　　致：即给谁的留言 　　发自：谁想要留言 　　日期：最好也包括具体时间 　　记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方 　　内容：简单技巧 　　如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。 　　将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。 　　打电话时，列出要点，避免浪费时间。 　　在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。 　　如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。 　　在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。 1