职务说明书编制技巧.ppt

* 要编制合格的职务说明书，首先要对岗位进行相关的分析，即工作分析。 * 泰罗制 * 1．工作分析准备（1）获得管理层的核准。不论在任何公司，在进行工作分析之前一定要获得最高管理阶层的支持，而不应该完全由人事部门唱独脚戏。在和最高管理阶层沟通时，应该让他们了解工作分析将可以使他们更加清楚在做什么，而且让他们知道公司的人工费用的确是花得很恰当。（2）取得员工的认同。员工对工作分析的认同是相当重要的，如果公司的管理阶层没有做好沟通的工作，告诉员工什么是工作分析，它的目的为何，否则可能会导致负面影响,因为,很多员工会对为什么要做工作分析感到困惑。（3）确认工作分析目的。即确定的取得工作分析资料到底用来干什么？解决什么管理问题？（4）建立工作小组。分配进行工作分析活动的责任和权限，以保证分析活动的顺利进行。由公司内部相关人员或外请人员组成工作小组 。委托人力资源管理顾问公司实施。 * 2．工作分析设计选择有代表性、典型性的工作(职位)，以保证分析结果的质量、确定工作分析项目和工作调查的方法。（1）制订工作分析规范。包括：工作分析的规范用语；工作分析项目标准书。 （2）选择信息来源。信息来源有任职人、管理者、客户、工作分析人员以及有关工作分析手册。 （3）选择工作分析人员。工作分析人员一般由顾问公司专业工作分析人员担任，也可由本公司人员培训后担任。工作分析人员应具备一定的经验和学历，保持调查分析活动的独立性。 * 3．工作调查（1）准备工作调查提纲和各种调查问卷 A．工作调查提纲 B．工作调查日程安排 C．调查问卷 （2）确定工作调查方法 在多种调查方法中选择对本次调查适合的调查方法 （3）收集有关工作的特征，以及所需的各种信息数据 A．需要任职人员就调查项目作出如实的填写或回答 B．信息要齐全、准确，不能残缺、模糊 C．采用某一调查方法不能将工作信息收集齐全时，及时用其他方法补充 （4）收集任职人员必需的特征信息数据 同时对各种工作特征和任职人员特征的重要性和发生频率作出排列或等级评估 （5）工作调查要点A．工作调查前要做充分的准备 召开说明会、座谈会等，使公司的所有工作调查关系人员了解工作调查的方法、步骤，以及实施配合 B．对调查人员进行培训 a.认同。必须使公司全体人员达成对工作分析的认同。b.突出工作调查重点。一次工作调查不可能也没有必要将所有工作信息都收集来，因此，必须事先对本次工作调查的重点加以确定。c.尽可能减少工作量。d.工作信息要齐全、准确。 * 4．工作信息分析（1）审核收集到的各种工作信息 （2）分析、发现有关工作和任职人的关键成分 （3）归纳、总结出工作分析的必要材料和要素 * 5．编制职务说明书（1）将工作分析结果，以文件的形式表达出来，形成职务说明书 （2）公司中固定的、经常性的职位均应有职务说明书 （3）按照统一的规格和要求进行编制 * 1．观察法观察法是工作分析人员在工作现场运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字或图表、图像等形式记录下来，来收集工作信息的方法。 本方法的要点：（1）取得调查对象的信任 （2）不要影响到工作的进行 （3）详细记录有关资料，如需要努力的程度、体力的消耗、噪音、高温等。 （4）观察完成向工作者表示感谢 （5）和该职位的主管讨论观察的结果 （6）将观察的结果汇总整理 * 2．访谈法通过工作分析人员与任职人员面对面的谈话来收集工作信息数据的方法。以较深入的讨论来了解他们做的什么工作，为什么要做这些工作,以及如何来做这些工作。可以是一对一访谈或集体访谈。开始：取得共识；先讨论范围较广泛而且一般性的问题，例如工作程序等。进行：问一些特定的问题。结束：欢迎进一步交谈，受访谈人表示感谢。建议访谈的问题： 你向谁报告？谁向你报告？你在预算上所负的责任如何？（包括预算金额及你的管理的资产价值）你的主要职责？你怎么运用你大部分的工作时间？ 你分配的工作从何而来？完成的工作送到那里或送给谁？你的工作中最具挑战性的是什么？工作之前必须完成那些准备工作？ 你要怎样提高产品或服务的品质？你觉得有那些工作是重要的或不重要的？工作过程可以怎样加以改善？可以用什么不同的方式来工作，以降低费用或成本？你必须遵循什么原则、规定、政策等以达成你的职责？在采取行动之前，有哪些决策必须请示或必须通知你的部属？ 这个工作你的创意和解决问题的能力有什么样的挑战性？ 你和公司内或公司外哪些人有定期性的接触？这些接触的原则为何？ 你的接班人在知识和经验上必须具备哪些资格才能完全地完成你现有的工作？ 请说明你的工作所需要的体力（如果会选的话）。 你如何回答为什么需要我这个职位这个问题