资料档案管理规定.doc

1. 制定目的 使资料更加便于利用，防止丢失、破损、使保存、出借、返还、废弃的管理程序清楚。 2. 适用范围 公司各种资料档案的管理均适用。 3. 名词定义 档案： 凡公司内各种资料文件需加以分类归档管理者。 4. 权责规定 管理部为本规定的管理单位 5. 作业规定 5.1 资料点收 5.1.1 资料文件结案移送归档时依程序点收： ① 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查归入； ② 文件如有抽存，应由管理部门主管签认； ③ 文件的处理程序是否完备，如有遗漏，应退回经办部门补办。 5.2.1 各单位送交资料档案，应填具送档单一式二联，档案管理员收点送来资料档案时，应于送档单盖档案戳，填索引号码后退回第二联。 5.2 资料档案分类 一般资料文件的分类标准按对象分类、按主题分类、按标题分类、按件分类及按形式分类等。 5.2.1 按对象分类： 按照客户等有关人员或按照组织部门对文书进行分类。 5.2.2 按主题分类： 按技术开发、商品开发等不同主题分类。 5.2.3 按标题分类： 票据附在信函、报告、规定文书等文书上的标题的关键字对文书进行分类。 5.2.4 按件分类： 将计划及工程等文件按一件件业务分类装订。 5.2.5 按形式分类： 按文书的形式分类。例如：按照出差报告书、财务诸表、董事会议记录、传票及账簿等文书形式进行分类。 5.3 资料文件整理 5.3.1 立式归档： 待文件资料装入文件类或活页封面后，将文件夹或活页封面竖立放置的保管方式。文件夹数量较多时可以汇集文件夹的标题来制作文件夹索引：首先制作文件柜的大分类索引，然后按大分类的各项目制作中分类索引，可以使得检索更加容易； 5.3.2 横式归档： 将设计原图等进行归档，实行一物一样式的收支管理； 5.3.3 盒式归档： 将某一策划或计划等不同主题的各种参考资料及报告书放入卷盒进行归档的方式。卷盒可以有效容纳各种不同形态的文书，便于收放书籍，大小不同的小册子、文献及报告书等份数较多的文书； 5.3.4 其他的如杆式归档、使用透明文件归档等。 5.4 档案名称及编号 5.4.1 档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要， 以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含糊； 5.4.2 各级分类、纲次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示； 5.4.3 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 5.5 保存期限 文书保存年限规定参照表（见下页）。 项目 年数 文 书 的 种 类 永久 保存 登记专利方面的重要文书 董事会的相关文书 与资本、公司债务有关文书 书面请示、决策等重要文件 重要的合同书、申请书、申报书及证件 执照许可证书及相关文书 重要统计文书 与土地、建筑物相关性的重要文书 员工的履历证书及保证书等文书 员工名册、与人事、工资相关的重要文件 章程、规则、规章之类 诉讼方面的文书 客户名册 重要的试验、研究报告书 年度预算文书 修订过的公司制度 其他 保存期 10年 股东过户簿 税务方面的重要文书 决算文件 重要商业账簿 宣传方面的文书 市场调查等统计报告书 保存期 5年 赊销账簿 赊购账簿 人事相关文件 贸易相关主要传票 保存期 3年 董事、干部外部团体的任免相关文书 政府机关的简易认可、申请等文书 人事变动、有关工资、津贴、劳动基本法的保健、卫生等暂时性权利、义务的文件 管理、监督人员重大会议记录 代理商会议记录 规章、通报的修改废弃等相关文书 合同方面的文件 会计方面的补助性文件 税务相关文书 文书的收发信记录 业务报表 统计文件 市场调查、宣传等策划相关的一般文书 进货出纳、保管、移交保管相关的文书 生产技术相关的较次要文件 将未具有参照必要性的往返文书 保存期 1年 往返文书、通知文件 调查文件、参考文件 报告制相关的日报、月报 5.6 调卷程序 5.6.1 公司员工需要调阅档案时，应填“调卷单”，经管理部部长核准后向管档人员调阅； 5.6.2 管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并在“调卷单”上填注借出日期后，将档案交调卷人员，“调卷单”则依预定归还日期的先后整理，以备稽核； 5.6.3 档案归还时，经管档人员核查并于“调卷单”填注归还日期及签单确认后归档。 5.7 机密文件的处理参照必威体育官网网址处理规定 5.8 文件资料的更改 除非有特别指定，文件资料的更改应由文件的原审批部门或原批准人进行审批，其更改处理方式如下： 5.8.1 如涉及文件内容的更改，由申请者填写“文件更改申请表”通知原审批部门或原批准人进行更改作业，并依分发程序通知或发至相关单位或个人； 5.8.2 如果只是错字或字数的删减等更改，则可由原文件批准人直接在文件上更改，并在更改处签章； 5.8.3 文件更