【语言文化】档案管理学第十一章电子课件ppt模版课件.ppt

6．软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。 7．网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。 * 8．非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。 * 二、电子档案利用过程中的管理工作 1、审查使用权限 2、管理及回收供利用的复制件 3、利用中的安全管理 * 电子档案利用的安全与必威体育官网网址，比纸质档案更加难以控制。因此，应特别注意以下几点： （ 1）利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。 （ 2）依据电子档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制复制的方式提供利用，对于提供利用的复制复制件制作，必须在有效控制下进行。 * （ 3）采用通信传输或直接利用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期折更换。 （ 4）无论采用何种利用方法，都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为利用工作查证的依据。 （ 5）利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而带来不可挽回的损失。 * 第七节 电子档案的保管 * 保管要求 　　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：　　1、归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。　　2、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。　　3、应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、 带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。　 4、环境温度选定范围： 15℃－25℃ ；相对湿度选定范围： 40％－60％ 。 * 5、要特别注意防止计算机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。 6、盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。 7、装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。 8、使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。 * * B、归档要求的变化 ①归档公文由不需检测到必须检测。归档的纸质公文一般只需目测，不需借助设备仪器检测。归档的电子公文必须借助设备仪器进行真实性、完整性、有效性检测。 对电子公文真实性检验的内容主要指：电子公文生成过程中不同版本是否齐全；是否有各位责任者签署手续；操作处理是否经过权限核对；交接过程是否有审核等。 * 完整性检验的主要内容指：电子公文的不同稿本是否齐全；同一稿本是否齐全；电子公文的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息是否齐全；电子公文的元数据（包括公文的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐全。 * 有效性检验的主要内容指：电子公文经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，其信息是否仍可识别；光盘、磁盘、磁带等是否可用；在规定的系统中是否可用等。 * ②公文由定期归档变为即时归档。纸质公文一般在形成的第二年上半年归档。电子公文因其具有可复制性，一般在形成后即时归档（或称在线归档、随办随归），即实行逻辑归档。实行即时归档要求电子公文整理方法能适应于随办随归的方式，《归档文件整理规则》（ DA/T 22—2000）及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）中规定的分类、排列、编号等方法都能适应随办随归。 * ③归档公文的载体类型由单轨制变为双轨制。纸质公文一般仅归纸质公文，即单轨制。为了保证电子公文的真实性、完整性和有效性，在电子公文的法律地位尚未普遍认可的情况下，现实的电子公文归档一般采用双轨制，即归电子公文与电子公文