免费发票单处理系统-电子科技大学.DOC

免费发票单处理系统 周力 指导教师：王莉 摘要：系统主要是以明基公司的工作流处理和发票处理流程为基础，对销售产品过程中免费发票处理的现状和现存系统的情况进行了分析，结合目前国内外的发票处理方式，以及系统开发的基本方法和原理，开发了免费发票处理系统。主要解决了以前采用手工生成和打印免费发票单的情况，实现了发票单的申请、签核流程处理和统一的格式打印。从而能对免费发票信息进行整理收集，进而方便控管。 关键词：免费发票单处理 系统开发 工作流 明基 Abstract：The system bases on “Benq” company workflow management system and billing system. To analyze the actuality of the free of charge invoice processing and the exist system, and combine the domestic and international way of invoice processing at present, use the Basic method and principle of information system development, so this system is developed as the subsystem of sales management system, for solving the situation of produce and typed the free of charge invoice form by hand, and Realizing the application of the invoice form, and sign the form on the workflow. So it is convenient to control the free of charge invoice information, and to control the cost. [Keywords]:Invoice processing, information system development, Workflow, free of charge invoice, ERP, Benq 第一章 引言 1.1 系统背景 公司在销售出货时，需要免费赠送给客户商品。这种商品的发票是临时发票(temp invoice)中的一种,开始由关务部门产生，后来由于这种免费发票单不进财务账，关务部门不检查其出口文件，因此不属于关务部门的业务范围，关务部门不予产生免费发票单。用户只能采用手工生成和采用Word格式打印免费发票单，为了使免费货物能够严格控管，因此需要将发票单的处理纳入系统中，透过系统流程自动产生，以方便发票单的信息收集和处理。 公司现有的关务出货系统(billing)中存在临时发票(temporary invoice)的处理流程，免费发票单(free of charge invoice)是一种特殊的临时发票(没有订单号发票)，主管需要知道出货的免费货物有那些，因此需要采用主管签核的方式处理。 目前国内多家公司企业，在出货时都存在免费发票情况，但是由于这些发票的数量较少而且金额通常不大，并且不涉及到财务核算，所以大多都采用了手工处理方式，或者将其归为临时的发票进行处理，很少会将免费发票单作为一种单独的发票进行处理。这样容易产生各种格式的发票单，造成控管疏忽，也不方便出货信息收集。预期采用了免费发票单系统以后，免费发票单能够获得统一打印格式，方便出货查询，使免费赠送的货物信息有统一的控制，同时也可以为成本控制提供依据，方便控管。对于全球型的跨国公司，经常需要将货物出口到世界各地客户，给客户的免费赠送礼物也会占相当的一部分，这就必须通过信息系统严格控管。及时收集出货信息。 1.2 工作内容 主要工作内容包括以下几点：系统需求调查分析；系统总体方案设计；系统各模块设计；系统开发 第二章 需求分析 2.1 定义 临时发票单(temporary invoice)：主要是为了非常规出货模式而制定的发票，目前货物只要没有料号，都是由关务部门产生临时发票出货给客户。 免费发票单(Free of charge invoice): 是临时发票中的一种，主要是为免费赠送给客户的货物出货而生成的发票单，这些货物是没有订单的，由销售人员或厂区出货人员申请产生。 放行单：主要是为了工厂出货，而产生的表单，需要主管签核和关务签核。 ERP(Enterp