档案归档流程-档案馆-东北电力大学.ppt

九、装订 案卷封面 卷内目录 文件材料 备考表 * 十、移交归档和验收 移交前需由本部门负责领导填写《部门领导反馈意见一览表》 立卷部门向档案馆移交档案时，档案馆会依据质量标准和规范进行验收，如有问题，档案馆提出整改意见，并限期改正后方能移交归档 移交档案时必须履行交接手续，案卷移交目录一式两份，交接双方签名，各执一份，以备考查 * 谢 谢！ * * * * 先说一下学年的材料归入结束年，然后着重强调公元年的材料的分年度问题 * 类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分； * 二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分 * 这些问题虽然同属于一类事物，但毕竟又有所不同，将其进行划分其实相当于设定了4级或者5级类目，但是没有，因为继续划分显现的过于繁琐 * 期限决定销毁 * 经过分年度，分类别，分问题，分期限，立卷分两级-案卷级，文件级，范围大-小，概括-具体，使用两层结构的组合，灵活组卷 * 案卷内的材料虽有文件级目录标示，但若杂乱亦不甚方便，一般材料均以时间为序，其余的特殊一些的材料就以重要程度为序，一看便知，不解释 * 图纸有折叠标准：GB 10609.3-89 技术制图 复制图的折迭方法；其他规格的纸张只要折叠成A4大小即可 * * 著录项=基本信息 编制日期，起至日期 * 项目代码：基建，科研 * 函、请示、决定、通知、报告，既不能简单罗列也不能过于笼统 * * * * * 工作量 * * * * * 档案归档流程 赵东来 * 基本步骤 一、收集、分类整理； 三、排列卷内文件材料； 五、编写页号； 七、打印； 九、装订； 二、立卷组合； 四、修整文件材料； 六、著录； 八、填写备考表； 十、移交归档和验收； * 一、收集、分类整理 收集： 《归档部门代码、分类号表》 《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》 整理： 分年度 分类别 分问题 分期限 大 小 * 一、收集、分类整理 1、分年度--将文件材料按其形成或针对的年度分开 一般文件归入文件形成年度（公元年、学年）； 跨年度的请示与批复，归入批复年度（无批复的请示归入请示年度）； 跨年度的规划，计划，归入文件针对的第一个年度； 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度； 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 法规性文件，归入公布或批准年度。 * 一、收集、分类整理 2、分类别--将文件材料按照《东北电力大学档案实体分类实施细则》中的各级类目分开 一级类目：实体分类的最高层位，有十三个类别，命名方式为拼音首字母。 党群类；行政类；学生类；教学类；科研类；基本建设类；仪器设备类；产品生产类；出版物类；外事类；财会类；声像类；实物类。 * 一、收集、分类整理 二级类目：对一级类目的进一步细分 JX12学科与实验室建设；JX13 招生；JX14学籍管理；JX16学位；JX17毕业生； CK12会计报表；CK13会计帐簿；CK14会计凭证； JJ11基本建设综合；JJ12工程项目 三级类目：单位代码 * 一、收集、分类整理 3、分问题--将分好类别的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开 JX14 学籍管理 学生学籍卡片;学生成绩总册; 在校学生名册;学生学籍变更材料; 学生奖励材料;学生处分材料; 关于学生学籍管理的规定; * 一、收集、分类整理 4、分期限--将文件材料按照保管期限分开 永久 长期 短期 二十五年 十五年 参考《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》确定 * 二、立卷组合 立卷组合一般应以具体问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确 不相同的内容、时间、保管期限的材料不可混合立卷 同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷一般不超过100页，特殊情况也最好不超过200页 * 三、排列卷内文件材料 排序依据：重要程度或时间 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后； 上级通知在前，上报材料在后； 文字材料在前，图表在后； 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； 其它文件材料按时间顺序排列。 * 四、修整文件材料 对有破损的文件材料要进行修补 对较大的表格、图纸，要适当地折叠 去掉档案文件材料上曲别针、书订、大头针等易腐蚀的金属物 * 五、编写页号 用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号； 页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角（正面右下角，反面左下角）； 每卷文件材料为一个流水号，即1、2、…N * 六、著录 以卷为单位，根据材料内容拟写各著录项目 档号 案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 计算机录入 * 六、著录 档号是档案的存