开票系统的使用.doc

一、开票系统的使用（一）初次使用：（要以管理员的身份进入）注册---登录---系统初始化---发票管理---报税处理.●初始化：（系统设置）只有第一次使用时才启动此操作，以后此项操作不需要再进行，否则系统初始化会将硬盘中的开票数据清空。系统初始化后，发票管理和报税处理两个模块不能使用，只有再进行结束初始化才能使用。完全安装不会将金税卡黑匣中的信息清除。如进行软件升级，不用再进行注册。●发票导入是系统初始化之后，结束初始化之前将DOS版3.X或4.X中的开票数据导入W indows版中。1.税务信息＝本企业信息★企业名称自动生成，不允许改动。★开票机信息取决于金税卡。2.操作员管理：（系统维护）编辑处于下沉状态，管理员只能是一个人。先在身份处点击，然后在操作员管理处输入名字，最后在身份的空白处点一下退出。★以??理员身份进行的几项重要操作：系统初始化、税务信息、操作员管理。3.开票前的准备工作：客户编码和商品编码★客户编码：编辑处于下沉状态，地址电话和开户行帐号是在“备注字段编辑器”中来录入。★在录入客户信息时提示“税务登记号前4位没有对应的地区编码如编码合码”，在行政区编码中添加该客户的税号前4位对应的地区名称。★商品编码：必须建立。开票时只能从商品编码库中调。商品税目是必须选择的，只要保证不为空，税目可以选大体相同保证税率一致就可以。(二)日常使用：登录---发票管理---报税处理。二、发票管理（一）发票读入：将IC卡中的发票起始号读入黑匣子中。进行发票填开时系统提示“金税卡无可用法票”，原因是发票用完了或新购发票没有进行发票读入操作。（二）开具发票：a.开一张简单的正数发票：☉填写购方信息的方式：直接输入法（但不能保存）或从客户编码库中调入。☉商品信息只能从库中调入，不能直接输入。☉一张发票上的税率必须相同，第一行商品的税率决定了整张发票的税率。一张发票最多能输入8行商品。☉打印发票过程中只要点击了“打印”，那么此张发票代表就保存了。☉在发票打印提示框中如选择“不打印”，那么此张发票代表已经开出，票号已经保存，只是还未打印出来，发票可以在发票查询功能中打印。☉打印发票可以直接打印，也可以在发票查询功能中打印，可以单张打印也可以连续打印。☉打印发票的同时系统将票面上的所有内容逐票存储于计算机的硬盘数据库中。b.复制发票---复制过来的发票可以修改。备注：在发票填开时可以进行客户编码和商品编码的添加。c.开一张带清单的发票。☉购货信息填完后，在商品信息处不填写任何信息，直接点击工具条中的“清单”。☉商品信息输完后点击“退出”返回票面上，屏幕上在商品名称处自动生成“详见销货清单”字样，不能对此字样修改动。☉清单在填完后不能直接打印，只能在“发票查询”功能中执行打印。☉一张发票只能对应一份货物清单，如一张纸放不下，自动换页，自行换纸，从原则上对清单的行数无限制。d开一张带折扣的发票。☉先选中要折扣的商品行，然后选择工具栏的“折扣”按钮。☉即可输入折扣率也可输入折扣金额。☉添加完折扣行后这几行的底色和其他商品行就不一样了。☆可对单行商品也可对连续多行，还可以对所有商品进行折扣，前提是保证折扣率相同。☆当某一行或多行商品添加折扣后，便不允许修改，若需要修改时，必须先将折扣行删除，待修改之后再添加折扣。☆折扣行算在商品总行数之内。e.开一张带销货清单的发票添加折扣。☉在清单中，添加完折扣后，点击“退出”，那么返回到发票上就会出现两行---清单行和折扣行。（总的折扣）☉在清单中可以任意添加折扣，但其对应的发票票面中清单行不能添加折扣。☉清单会把折扣行的金额反映到票面信息上。f.发票作废.发票作废应遵循四项原则：1.当月发票当月作废。2.谁开具谁作废---管理员可以作废任意一张发票。3.先在计算机中作废，再在发票上盖作废章。4.保证全联在手。☆如在作废时提示：当前发票中没有符合条件的发票？---说明本开票员本月没有开具过发票。违背了谁开具谁作废的原则。g.负数发票一个月前或几个月前开具的发票不能执行作废，只能开具负数发票来相抵。在发票填开中选择负数按钮，弹出发票代码号码确认提示框，填写正数发票代码和号码，两次输入必须完全一致，点击下一步，如当前库中由此张发票，则显示出此张发票的信息，点击确定按钮，系统调处此张正数发票的购方信息和商品信息，最后将所列商品的数量、金额、税额自动转换成负数直接显示出来，同时会把正数发票打印出来。如果对应的正数发票不在数据库中，可在销项正数发票代码号码填写确认框中直接手工输入此正数发票的代码和号码，点击下一步，系统会提示“库中没有这张正数发票，但可以开具负数发