第六章会议管理(2学时).ppt

案例 “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：??? 1．会议名称：“2011XX服装集团夏季时装秀”。??? 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。?? 3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。??? 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。 搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)??? 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。??? 思考题：小李的会议方案有无改进的地方？ 6.2.2会前物品准备 1、会议文件准备 2、制发会议通知 3、 会议用品的准备 4、选择与布置会场 5、安排会议食宿 6.3会中管理与服务工作 6.3.1 接站 6.3.2 会议签到 当举办大型会议的时候，由于与会人员来自各个地方，可能对会议地点与路程不太熟悉，因此秘书要安排人员到飞机场、火车站、长途客运站和码头等处迎接。 接站时一般要持醒目标志，以免漏接与会者。 为了随时掌握报到人数，要认真搞好签到工作。 秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。 目前，签到的方式主要有两种： (1)簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥挤现象。因此，比较适合于小型会议或庆典性会议。 (2)卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。 一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可。 另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。 卡片式签到方式适用于较大型会议。 6.3.3 协助正确使用会场设备并发放会议用品 会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用这些设备。 秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。 6.3.4 协助完成与会人员的食宿安排 与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。 虽然在会议召开前，食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。 例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意。 又如有的与会者可能对饮食不习惯，而提出意见，也应尽量改进。总之，合理的意见要求，应尽量采纳给以满足。 6.3.5 会议的进程控制 （1）会议主持人对会场的控制 主持人的主要责任是控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒己见，并保证给予每一个会议成员有合理的发言时间，保证每一个会议成员都能发表自己的见解，保证每一个会议成员都明白根据会议决议自己应当承担的工作。主持人的责任具体包括以下几个方面： 1)会前。确定以下各项：会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应散发的文字材料。 2)会间。创造和谐的会议气氛、宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、做出决议、确定行动和责任、宣布闭会。 3)会后。回顾会议情形，评价会议进展情况和结果，确信全体会议成员均已理解会议内容。 （2）采取有效手段控制会场气氛 1)主持人要提前到达会场，当会议参加者进入会场时要与