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商务接待管理方案 商务接待管理制度 （草 案） 编制：公关部 审核： 批准： 深圳冠欣矿业集团有限公司 二○一二年十一月五日 第 1 页 共 17 页 一、总则 1、为了规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本方案。 2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。 3、本制度规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。 二、管理职能 公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。 三、商务接待工作原则 1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作； 2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉； 3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待 第 2 页 共 17 页 标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由管理中心另行审批。 四、接待职责分工 1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视并且规范行为； 2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： ①公关部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。 ②前台秘书或总裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。 ③公关部专员：提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。 ④公关部：负责接待洽谈并陪同始终。 3、公关部经理对接待工作负有全面责任。 五、商务接待标准 公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级接待、 第 3 页 共 17 页 特殊接待。 1、普通接待 2、中级接待 第 4 页 共 17 页 3、高级接待 第 5 页 共 17 页 4、特殊接待 六、商务接待流程 1、商务接待的申请与审批 ①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，主管副总裁审批后，报公关部专员申请安排接待； 第 6 页 共 17 页 ②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； ③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待申请》，并作为接待负责人； ④公关部专员接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认； ⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下： ⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批； ⑦公关部专员将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2、商务接待的实施 第 7 页 共 17 页 ①公关部专员依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办； ②公关部专员将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间； ③公关部专员依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排； ④公关部专员依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾； ⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续； ⑥如接待负责人无法陪同，可由公关部专员或司机代为行使接待负责人职责； ⑦接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接； ⑧公司领导与来宾合影后，由公关部专员将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念； ⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。 第 8 页 共 17 页 3、商务接待行程的变更 ①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知公关部专员； ②公关部专员收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整； ③如行程调整仅限时间安排调整，公关部专员应将调整后的《接待行程安排表》报公