如何提高工作效率[精品].ppt

* SMART原则五 T（Time-based）——时限性实施要求：目标设置要具有时间限制，根据工作任务的权重、事情的轻重缓急，拟定出完成目标项目的时间要求，定期检查项目的完成进度，及时掌握项目进展的变化情况，以方便对下属进行及时的工作指导，以及根据工作计划的异常情况变化及时地调整工作计划目标特性的时限性就是指目标是有时间限制的。例如，我将在２０10年12月３１日之前完成某事。12月３１日就是一个确定的时间限制。没有时间限制的目标没有办法考核，或带来考核的不公。上下级之间对目标轻重缓急的认识程度不同，上司着急，但下面不知道。到头来上司可以暴跳如雷，而下属觉得委屈。这种没有明确的时间限定的方式也会带来考核的不公正，伤害工作关系，伤害下属的工作热情总之，无论是制定团队的工作目标，还是员工的绩效目标，都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。 制定的过程也是对部门或科室先期的工作掌控能力提升的过程，完成计划的过程也就是对自己现代化管理能力历练和实践的过程 * 听到一个少林小和尚的故事，小和尚在少林想学少林功夫，单少林寺有规定，必须把所有分配的事情做完了才能去学功夫，有的劈柴霹雳啪啦的，有的挑水嘿秋嘿秋的，这个小和尚呢？他被分配的工作是扫落叶。刷刷刷东厢扫完，刷刷刷西厢扫完，这个时候东厢又落满叶，又去扫，扫完了西厢又落叶，就这样东厢扫完扫西厢，西厢扫完扫东厢，由早扫到晚呀，落叶扫不完，眼看师兄弟去练功呀，他呢，永远都扫不完，终于有一天灰心了他放弃了，他把扫帚一扔，倒在树旁，反正也扫不完，就听见叽叽叽叽的声音，他好奇的就去找呀，哦找到了，发现树干有虫子，原来树有虫，所以落叶扫不完，他就托下山的和尚去买药，然后他一个洞一个洞的把药罐进去，但是和尚不能杀生呀，但是他解释我是放药进去的，是虫子自己贪吃喝了药，所以不是我杀的都是自杀的。至此以后，他每天扫叶，轻轻松松完成任务，从此他就有足够时间去练少林功夫了，我们得到什么启示了呢？我们每天在忙，东奔西跑的忙，请问你是在扫落叶吗？还是从根本把落叶问题解决，如果我们不从更不解决，那么在疲于奔命，去做很多徒劳无功的枝枝叶叶的问题的处理是没有帮助的。也就是要找到正确的工作方法。 * 我们知道A和B之间的道路，也许有好多条，但只有两公司之间的直线道路最近，只有选择了直线道路才可能最先到达，也是效率最高的。选择其他道路也能到达，但是效率却没有直线道路高。 * 每项工作都有一个工作方法是某一状态下效率最高的，只有找到了这个工作方法才能提高工作效率。因此这就要求我们在工作之前，一定费尽心思找出最好的工作方法。如何找到最好的工作方法呢？我们本身做任何事情都是有我们的方法的，但是最好的最高效的工作方法，是需要我们通过不断改善，寻找的。我们可以从以下几个方面去改善。 新设备就生产方面来说，采用新设备往往都能极大的提高工作效率，这方面是众所周知的，在此不再赘言。“工欲善其事，必先利其器”，选择好的工具能使得事半功倍，比如骑摩托车就比骑自行车工作效率高，开轿车又比骑摩托车的工作效率高，选择电子邮件就比普通寄信工作效率高若干倍，现在是科技飞速发展的时代，新的工具层出不穷，甚至每一个新工具的出现，都是对老工具的革命，对提高工作效率都有相当大的帮助，因此选择合适、高效的工具，对提高工作效率有直接帮助。 我这里想说一个我们公司的列子：保洁人员的列子，原来我们公司保洁采用新技术新工艺对生产、加工业而言，就是要不断地改进生产技术、生产工艺，只有创新、引进、吸收新技术、新工艺，才能保证生产效率和生产水平的永远领先，才能真正体现新技术、新工艺对提高工作效率的贡献。 * 二、施行科学的工作计划采用计划管理，对每项工作都要认真分析、正确量化，结合现实状况、历史状况、行业状况、工作状况等，制定出科学合理的工作计划，并按照工作计划认真执行，对于工作计划执行中出现的突变情况，要及时、正确的进行修正，施行科学的工作计划是提高工作效率的保障。 * 只做必须做的工作工作前要对工作进行分类，分出重要又紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急的工作，按计划、有步骤，只做当时必须做的工作，免得喧宾夺主，影响了正常工作的进展，确保有效工作的效率提高。 第Ⅰ象限：紧急又重要的事项： “紧急”是必须马上就要做的事项，“重要”是对公司、部门或者个人有重大影响的事项。在工作和生活中，有不少是既紧急又重要的事项，如：处理客户抱怨或投诉；老总要你在明天早上10点钟以前提交一份报告；你的父亲病重住院；你的购房贷款马上到期，你还没有准备好……这类事情紧急而重要，你必须放下手头的事情尽快把它们处理好，否则将影响你的正常工作或生活。如果是因为你的拖延而使事情变得紧急，就得不偿失，或使你更加被动。 紧急又重要的事是最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现事业和目标的关键