文件控制程序0OK.doc

1. 目的 为了对本公司质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保与质量管理活动有关的部门和场合所使用文件的正确性和有效性，特制定本程序。 2. 适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件控制，包括质量手册、质量管理体系程序文件、作业指导文件和相关的技术资料以及外来文件等。 3. 术语和定义 本程序引用GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000 质量管理体系——基础和术语。 技术文件包括：产品图纸、产品标准、技术标准、工艺文件、检验工艺卡、作业指导书、设备和工装图纸及资料、顾客提供的文件和资料及标准。 质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件及质量管理体系相关的文件。 外来文件包括：国家标准、行业标准、法律法规性的文件以及顾客提供的文件和资料。 4. 职责 4.1 总经理负责批准质量手册。 4.2 管理者代表负责批准质量管理体系程序文件，批准体系文件的发放范围。 4.3 信息档案部负责公司质量管理体系文件的发放、回收、借阅、使用、原稿保存及作废文件销毁的统一管理工作。质量管理部负责组织各部门对现行体系文件进行评审；信息档案部负责编制并及时更新与质量管理体系有关的“受控文件清单”。 4.4 信息档案部负责技术文件和外来技术文件的归口管理，并及时更新“外来文件一览表”，编制技术类文件的“受控文件清单”,并及时归档。 4.5 各部门负责相关文件的编制、使用和保管，同时编制和更新本部门的“受控文件清单”。 4.6 外来文件、内部文件的归档由信息档案部负责管理。 4.7 研发中心负责产品获证(3C认证)后对获证产品的变更(标准、工艺、关键件等)及确认、申报工作，标志管理由信息档案部负责。 5. 工作程序 5.1 文件管理原则 5.1.1 本公司文件分为： a）一级文件：质量手册（系统文件）。 b）c）QM - X－XXXX 年号（2005） 版次(A、B、C……依此类推) 质量手册英文缩写 b）本公司程序文件编号为： QP XX 顺序号（01、02…） 程序文件英文缩写 c）本公司三级文件（管理性文件、操作规程等）： QA/XX XX 部门文件顺序号 部门文件受控号 作业标准英文缩写 d)本公司记录表格编号为： QR XX XXX XX 记录顺序号 部门受控号 部门代号（如：质量管理部即为ZG） 质量记录英文缩写 e) 外来文件：按时间顺序编排流水号，并加盖“外来文件”标识。 5.1.3 外来文件的控制 a)质量管理部与上级主管部门、认证和咨询中心联系，及时查询并索取有关质量的必威体育精装版法律法规、标准和相关政策。 b）信息档案部组织技术部门收集相关的国际、国家、地方和行业标准的必威体育精装版版本，并统一编号进行管理，编制外来文件一览表，下发各部门，相关部门领用标准时需填写“文件领用申请单”，并作好签收记录。 c） 文件拟订、修改、 废止申请 质量管理部 各职能部门 各部门相关人员 执行《技术文件资料控制办法》 文件复核 管理者代表 部/室部长/主任 部/室部长/主任 文件批准 总经理 管理者代表 公司主管领导 文件的编号、分发 信息档案部 信息档案部 各部门 文件分发核准权限 总经理 管理者代表 公司主管领导 5.3 文件的发放和领用 5.3.1 各文件发放部门制定“文件发放/回收登记表”，将文件复印相应的份数，加盖“受控文件”印章后统一发放，发放的文件上应注明发放号，文件领用者应在“文件发放/回收登记表”上签收。 5.3.2 当文件丢失或出现严重破损而需申请领用时，由申请者填写“文件领用申请单”，经其部门负责人审核及管理者代表批准后方可领用。因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件应给予新的分发号，并注销已丢失文件的分发号，由信息档案部作好相应文件发放签收记录。当需要向顾客提供文件时，也应执行上述步骤，并作好相应记录。各单位文件发放与回收作好文件发放和回收记录。 5.3.3 技术文件发放按《技术文件资料管理办法》执行。 5.3.4 公司内各部门文件发放受控号如下表： 部 门 总经理 执行副总 执行副总 管理者代表 生产副总 购买副总 受控号 101 102 103 105 106 107 部 门 财务总监 总工程师 技术总监 质量管理部 研发中心 人力资源部 受控号 108 109 110 201 301 302 部 门 技术部 信息档案部 质检部 品检部 财务部 配套部 受控号 303 305 306 307 308 309 部 门 物管部 外协部 外技部 综合管理部 基设部 销售公司 受控号 310 311 312 313 315 316 部 门 生产管理办公室 涂装车间 焊装车间 总装车间 计划价格室 精益办