10.4浅谈城建档案管理存在的问题及对策.doc

浅谈城建档案管理存在的问题及对策 [沈惠利] 【 摘要 】 结合海宁市城建档案管理现状，分析城建档案管理存在的问题，提出具体对策与设想。 【主题词】 城建档案 管理 措施 城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，是城市发展的真实记录。自1980年全国科技档案工作会议之后，城建档案管理已延伸、渗透到了城市社会生活的各个领域，其收集、整理、保管、编研、利用、执法等逐步得以完善，但随着城建事业的飞速发展，城建档案管理同样也面临着诸多难题及新的挑战。本文结合海宁市城建档案管理情况，分析当前管理工作存在的问题，提出具体的对策及设想： 城建档案管理存在的问题 1.档案资源收集、处理不尽规范。 （1）档案收集来源不均衡。一是从整体情况看，档案资料收集地上多，地下少；二是从管理权限上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少；三是从分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。 （2）档案收集方式过于单一。主要反映在纸质档案收集比较多，特种载体档案少，满足不了城建档案信息化管理的需要。 （3）档案资源处理不规范。一是只重视馆藏数量，盲目收集，范围过于粗放，有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆，质量难以保证；二是缺乏必要的、规范的整理、分类，造成不必要的人力、物力的浪费。 2.档案信息化建设力度不能满足现实需要。 （1）信息化建设中，硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。 （2）信息化建设中，软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升，需要纵向和横向的分步实施，也就是说需要从整个系统或地区统筹安排，而目前软件或系统开发缺乏积极应对。 （3）既有管理理念有待转变。信息化档案管理与传统的档案管理有着质的飞跃，仅靠按部就班的理念转变，不仅满足不了城市建设的迅猛发展，也有悖科学发展观的基本要求，这就迫切需要档案管理人员拓宽视野，不断进行管理知识和手段的更新，而此方面恰恰是当前城建档案管理的薄弱环节。 3.城建档案行政执法的落实不够深入。 （1）城建档案执法细则有待进一步完善。城建档案事业的发展需要法律法规文件作为保障， 2008年1月1日，《城乡规划法》的颁布实施，从法律条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，但相应的实施细则尚无进一步修订或完善。 （2）城建档案的行政执法过缓。目前城建档案的行政执法大多还停留在行政检查阶段，行政处罚刚刚迈出第一步，不移交档案或者档案散失等状况时有发生。 对策及设想 1.实施目标管理，规范档案资源的收集、处理。 （1）统筹安排城建档案资源的收集。一是把资源收集纳入目标管理，统一规划收集的对象、结构和层次，制定相应目标，分阶段达标；二是严格按照城建档案管理分类大纲逐步堵漏补空；三是认真分析资源分布结构，有重点地突破资源收集结构不合理的现象。 （2）积极推行档案资源收集方式的多元化。对于能够纳入特种载体收集的资源，力求搭建微机化或网络化管理平台进行采集，进一步提高管理效率，为资源使用、服务提供保障；同时，对符合既有收集资源向特种资源转换条件的，逐步进行载体转换。 （3）加强档案资源的规范化处理。一是做好档案分类研究，把好关口，分清层次，做好档案资源的数量和质量上的统一，杜绝垃圾资源的侵入；二是进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程，结合多元化的处理方式进行处置，提高管理效率；三是加强档案管理的检查督促。采用平推检查和互检的方式予以监督和交流。 2.加快城建档案管理信息化进程。 （1）合理加大硬件投入。根据信息化建设需要，利用现有现代化办公设施，逐步搭建档案资源流转、利用平台，缩短档案资源归档的周期，提高城建档案的准确性、时效性及利用率。 （2）积极进行软件及系统开发。对横向和纵向的档案信息管理实施分步开发，优先满足小区域既有档案资源的信息化需求，并兼顾大区域信息化开发的过渡，同时，统筹规划大区域信息化系统的研发，为整体城建档案管理信息化提供有力支持。 （3）加强城建档案信息化管理的宣传，加快管理人员的培训。利用各种渠道加强理念宣传；对管理人员采用观摩、送培、参与信息系统研发及服务等手段，加大其参与信息化建设的介入力度，切实加快观念的转变。 3.加大城建档案管理的执法力度。 （1）进一步修订或完善城建档案的管理办法。结合《海宁市城乡建设档案管理办法》，制订出实施细则，明确权利义务，保障城建档案管理，为城建档案的行政执法工作提供可靠的依据。 （2）找出突破口，切实履行行政执法的职能。一是有针对性地利用宣传媒体，加大对执法的宣传