3.2计调业务流程教程文件.ppt

长沙商贸旅游职业技术学院 长沙商贸旅游职业技术学院 长沙商贸旅游职业技术学院 §2 旅行社计调业务流程 主要内容 计调业务流程 1. 计调业务流程中的注意事项 2. 计调人员必备常识与技能 3. 1.计调业务流程 组团计调作业流程 策划产品 向协作单位询价 核价、包装产品 编制团号、制定出团计划 通过媒体、外联、门市各种渠道销售 确定出团人数，落实交通 向接待社发传真确认最终行程及结算方式 派发陪同、导游出团通知书 等待接待社回传确认 跟踪团队 审核报账单据 交主管审核签字，交财务报账 团队结束归档，跟踪询访 根据产品销售情况进行调整 1.计调业务流程 出境计调的操作流程 办理护照 审核旅游者个人资料 签订旅游合同 办理签证 辨别签证真伪 重视安全 出团前教育 回国后最好回访善后 1.计调业务流程 国内、入境接待计调的操作流程 制定接团计划 向组团社报价 做好接团准备 编制预算 委派导游 全程跟踪 结清帐目，团队归档 酒店 用车 用餐 代订交通 组团社确认 1.计调业务流程 会展计调操作流程 会前策划 会场布置 会期服务 会后考察 会后总结 A、流水操作法 即几个业务员，每人负责一项工作，其工作流程是：接待计划(A业务员签收)一订车、船票(B业务员负责)+订房(C业务员负责)一市内交通(D业务员负责)一安排游览活动(E业务员负责)一订文艺节目(F业务员负责)一向接待部下达接团通知(G业务员负责)。 这种操作方法常被接待量较大的旅行社所采用，它一环套一环，不太容易出现差错，即使在某个环节上发生差错，也容易发现。 B、专人负责法 就是将与本社有业务关系的旅行社(客户)分成几块，让每个业务员负责一块，从客户发来的接待计划起，一直到向本社的接待部发接待通知为止，均由一个业务员负责到底。这也是一种行之有效的操作方法。 （2）旅行社与饭店合作的步骤和注意事项 A、合作步骤： 1与外地和本地的饭店洽谈，实地考察饭店的环境、设施及服务等，签订经济合同。 2掌握饭店必威体育精装版客房行情，争取更优惠的房价，经常与饭店保持联络。 3及时通知团队入住时间，保证客房供给数量和服务质量。 4按时结算。 B、注意事项 1饭店的位置、档次要符合产品要求 2订房时，如团中有VIP客人，应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。 3对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响饭店的正常营业 （3）旅行社与餐饮行业合作步骤和注意事项 A、合作步骤： 1实地查看餐馆的位置、环境、卫生设施、停车场地、单间雅座、便餐和风味菜单等，并签订有关经济合同与协议书等。 2接待部门或陪同人员负责团队到指定餐馆用餐。 3定期统一向签约餐馆结账付款。 B、注意事项： 1选择餐馆时，餐点不宜过多，要注意地理位置的合理，尽可能靠近机场、码头、游览地、剧场等，避免因用餐来回往返。 2订餐时，及时把旅游者(团)的宗教信仰和个别客人的特殊要求转告餐馆，避免造成不愉快和尴尬的场面。 3结算用的《餐饮费用结算单》上，必须有陪同的签字，否则无效。 （4）旅行社与参观游览点合作步骤和注意事项 A、合作步骤： 1与景点就旅游门票优惠价格、大小车的费用、停车场情况、结算方式和期限进行洽谈并签订有关经济合同与协议书等。 2与景点协商印制专用的参观游览结算单。 3将有关签约景点的规定事宜整理列表，打印分发给接待部门并报审计、财务备案。 B、注意事项： 1旅游景点结算用的参观游览结算单必须有旅行社的公章及陪同导游的签字，否则无效。 2旅行社应与参观景点附属的服务部门和相关服务公司建立合作关系，签订合作协议书，以方便旅游团的游览和导游服务工作。 （5）旅行社与旅游定点商店合作步骤 1根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定，与旅游定点商店签订协议书，并洽谈合作事宜。 2本着兼顾国家、集体、个人三方利益，又注意鼓励多劳多得的原则，制定内部分配政策和奖励措施。 3将所签约的商店名称、导游带团购物手续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。 4与财务部和接待部协商后，设计、印制购物结算单，并明确使用方法。 5与财务部按所签协议上的规定，从签约商店领取劳务费或按股分红，然后根据旅行社内部分配政策对各方实行奖励。 （6）旅行社与娱乐单位的合作步骤 1与娱乐单位就次昂馆事宜进行合作洽谈，并签订有关经济合同与协议书等。 2将相关事宜整理、列表、打印后分发给接待部，并报审计、财务备案。 3随时与娱乐单位保持联系，了解必威体育精装版节目信息，索取节目简介，并通报给接待部。 4与相关部门协商后，设计、印制一些单据，并明确其使用方法。 5根据接待计划或预订单，进行订票，并把订票情况转告接待部或陪同。 6财务部按协议统一结帐或一次医