Access表的使用.ppt

第4章Access表的使用 本章要点 表的使用和编辑 数据的排序 筛选记录 建立表之间的关系 数据的导入和链接 数据表的复制、更名、删除和导出 4.1 表的使用和编辑 改变数据显示方式 通过【格式】菜单可以按用户要求改变数据表的显示形式。 “数据表”命令主要用于选择单元格显示效果、网络线和背景颜色等。 例4-1 改变“学生表”的显示格式。 “隐藏列”命令可以将用户暂时不关心的列隐藏起来。 例4-2 隐藏“学生”表中“照片”字段。 “冻结列”命令，当表中字段比较多，由于屏幕宽度的限制，不能在屏幕上显示所有的字段，但又希望有的列能留在屏幕上，即“冻结”在屏幕上。 例4-3 将“学生”表中“姓名”字段作为冻结列。 移动列 在数据表视图中字段按数据表设计时的顺序排列。 例4-4 将“学生”表中“专业”字段移到“电话”字段的前面。 查找和替换记录 可以通过【编辑】菜单的【查找】和【替换】命令完成查找和替换的功能，【查找范围】选项可以指定是在一个字段内或整个数据表中完成查找和替换。 例4-5 查找“学生”表中姓“黄”的学生。 4.2 数据的排序 1、简单排序 基于一个字段的简单排序 例4-6 按“学生”表的“姓名”字段排序。 基于多个相邻字段的简单排序 例4-7 按照“学生”表中“性别”字段和“班级”字段进行排列。 2、高级排序 可以对多个不相邻的字段采用不同的方式（升序或降序）排列 例4-8 在“学生”表中，首先按照“班级”字段升序，然后按照“性别”字段降序排列。 数据库开发环境的一个基本功能就是排序记录，排序就是按照某个字段的内容值重新排列数据。在默认情况下，Access会按主键的次序显示记录，如果表中没有主键，则以输入的次序来显示记录，如果排序记录的字段上设置了索引，则排序过程会更快 。 4.3 筛选记录 按选定内容筛选 按选定内容排除筛选 按窗体筛选 高级筛选/排序 取消筛选 1、按选定内容筛选 这是将当前位置的内容作为条件进行筛选。 例4-9 在“学生”表中，筛选出女生的记录。 2、按选定内容排除筛选 这是将当前位置的内容的相反值作为条件进行筛选。 例4-10 在“学生”表中，筛选出不是女生的记录。 3、按窗体筛选 这是由用户在“按窗体筛选”对话框上指定条件，然后进行筛选。当筛选条件比较多时，应采用按窗体筛选。 例4-11 筛选出1班女生情况。 4、高级筛选 应用高级筛选需要用户会编写比较复杂的条件表达式。 例4-12 筛选1986年出生的学生。 练习4-1 打开“学生”表； 将数据表显示格式设为凹陷形,小四字体； 隐藏“照片”字段，冻结“姓名”字段； 按“专业”和“班级”字段排序； 筛选出英语专业的男生名单； 筛选出1班和2班的学生名单。 4.4 建立表之间的关系 所谓的关系，指的是两个表中都有一个相同的数据类型、大小的字段，利用这个字段建立两个表之间的关系。通过这种表之间的关联性，可以将数据库中的多个表联结成一个有机的整体。关系的主要作用是使多个表中的字段协调一致，以便快速地提取信息。 如果两个表使用了共同的字段，就应该为这两个表建立一个关系，通过表间关系就可以指出一个表中的数据与另一个表中数据的相关方式。 2、怎样建立表之间的关系 准备工作 首先，确定要建立关系的字段，保证在两个表中建立关系的字段类型和大小相同，名称可以不同。 其次，如果两个表存在一对一关系，则建立关系的字段均为主键。如果两个表存在一对多关系，在“一”方表中，该字段为主键，在“多”方表中，该字段不是主键。 在“关系”窗口中建立表之间的关系 例4-13 对“school”数据库中“学生”、“学生家庭”、“课程”和“成绩”表建立关系。 （1）单击菜单“工具”|“关系”，或者单击工具栏中的“关系”按钮，弹出“关系”窗口。 （2）单击菜单“关系”|“显示表”，弹出“显示表”对话框。 （3）通过“显示表”对话框把需要建立关系的表或查询添加到“关系”窗口中去。 （4）建立“学生”表和“学生家庭”表的关系。 （5）单击复选框“实施参照完整性”，表明两个表中不能出现学号不相等的情况。 （6）另外两个复选框“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”也可以选择。 （7）在“编辑关系”对话框中，单击“创建”按钮创建表的关系。 （8）保存“关系”图。 在“关系”窗口中编辑表之间的关系 如果要改变两个表间的关系，双击连接线的细线部分，或者右键单击连接线的细线部分，在弹出的快捷菜单中选择“编辑关系”命令。在弹出的“编辑关系”对话框中修改表的关系。 如果要删除两个表间的关系，右键单击连接线的细线部分，在弹出的的快捷菜单中选择“删