采购与付款管理教程.ppt

手工辅助采购结算 手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 。 如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价，及时查明原因 如果认为原因合理，审核人员发出“审核通过”命令，系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单（单到回冲），并根据采购发票结算出存货成本，生成一张蓝字入库单，自动传入存货子系统；同时在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志，生成采购结算表，并将其转换为记账凭证： 借：材料或材料采购等 应交税金－应交增值税（进项税额） 贷：应付账款 传递到总账子系统 付款管理 应款管理模块的功能： 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票 用户根据企业情况选择将要付款的发票 系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用 自动付款 有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证： 借：应付账款－XX供应商 贷：银行存款 传递到总账子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字段。 一般付款 一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。 采购、付款业务和财务的一体化策略 总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息--记账凭证，传递到总账子系统。 为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略： 首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带---凭证模板，并将其保存在动态会计平台中； 在日常采购与付款业务发生时，系统通过动态会计平台自动将业务单据转化为记账凭证 自动转账过程示意图 第七节 账表输出和统计分析 账表输出和统计分析 账表输出采购执行表 采购明细表 入库明细表 采购结算明细表 在途明细表 采购综合统计表等 分析表 存货价格分析 供应商价格分析 采购类别结构分析 采购资金比重分析 采购货龄综合分析 判断题 存货档案文件只被存货子系统使用,在采购与付款子系统中不被使用,因此,它不是一个重要的档案文件 请购者购买存货时,通过录入请购单模块将需申请采购的部门,采购的存货,时间等信息输入计算机,并保存在存货档案文件中 在采购过程中,可能采用不同的采购类型,如生产采购,产品开发采购, 企业所处的行业不同,其采购类型也不尽相同.因此,必须采用定点开发的方式,将企业的采购类型固化到采购与付款子系统中 选择题 1、采购与付款子系统中获取请购单的方法主要有( ) A. 录入请购单 B. 存货子系统自动传入 C. MRP物料需求计划传入 D.通过internet 从供应商处获取信息 2、为了加速供应商发票的录入速度,并保证发票上数据的正确性,系统应该提供( )为依据录入供应商发票的功能,该依据来源于( )系统 A 采购合同,采购子系统 B 请购单,采购子系统 C 付款凭证,帐务处理系统 D 入库单,存货子系统 3、应付帐款帐龄分析中,发票的审核是通过核对 ( )来实现的 A 发票中单价和采购合同文件中的订货单价 B 发票中的单价和供应商价格文件中的单价 C 发票中数量和采购合同文件中的订货数量 D 发票中数量和入库文件中收货数量 4、应收帐款子系统中,自动转帐模块的功能是根据( )生成机制凭证,传入帐务处理子系统或存入机制凭证文件帐务处理子系统使用 A 发票文件 B 付款通知文件 C 费用统计标准文件 D 出库单文件 答案：1）ABC 2）A 3）AD 4）AB 第五章 采购与付款核算与管理 第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析 企业从采购到付款都要经历以下几个步骤 第一节 采购与付款循环核算与管理需求分析 采购与付款流程 采购与付款业务核算与管理的特点 1．数据存储量大 2．数据变化频繁 3．管理要求高 4．与其他子系统联系广泛 手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程