96年学校文书档案管理人员研习-台北立启智学校.PPT

公文製作及檢核注意事項 擬辦位置 來文之擬辦位置，位於文末處下方。 擬辦位置不足，或簽辦內容較多時可另 用便箋。 公文製作及檢核注意事項 會辦位置 簽會時會辦單位應寫在承辦人擬辦的下 方處，內會單位靠左，外會單位在中間。 公文製作及檢核注意事項 公文處理時限 １、最速件：一個工作日。(紅色卷夾) ２、速 件：三個工作日。(藍色卷夾) ３、普通件：六個工作日。(白色卷夾) 4、限期案件：依來文規定期限。 (開會通知單、逕送、函復、報名) 公文製作及檢核注意事項 速別 係指希望受文機關辦理之速別，應確實考量案件性質， 填「最速件」或「速件」或「普通件」 速別修改 收到最速件、速件公文時，承辦人員可依來文性質修改 速別，請單位主管在“最速件”上畫雙線改成普通件並 蓋職章後，通知文書組更改限辦日期 (範例) 公文製作及檢核注意事項 附件欄 擬函(稿)時附件欄請詳填名稱及數量，勿填寫如主旨、如說明，附件數量應以阿拉伯數字書寫。 附件：申請表1式2份 不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。 公文製作及檢核注意事項 附件欄 有時間性之公文，其附件不及隨文送出，可 註明『文先發附件另送』 附件隨正本發出外，如副本收受機關需要附 件時，應在『副本』項內勾選 (含附件) 公文製作及檢核注意事項 簽稿會核單 需送會3科室以上之公文請使用簽稿會核單 簽稿會核單可至學校網站下載 擬簽及函(稿)時可於筆硯系統上列印 簽稿會核單應裝訂於簽、稿之上 公文製作及檢核注意事項 修改簽稿時，修改人應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿後，連同原稿再陳核(判)。 公文製作及檢核注意事項 發文案件應於首長核發後一日內(24小時) 發出。 經校長核發之函(稿)，請承辦人員檢視有無修正後，立即送文書組發文。 公文製作及檢核注意事項 展期 承辦人員不能如期辦完之案件，應依規定在限辦日期到期前一日申請展期。 文書組每日做稽催，承辦人員收到稽催單時，應追查案件流向，若確認無法如期歸檔，應辦理展期。 公文製作及檢核注意事項 歸檔 歸檔之公文應填寫檔號、保存年限 並於公文右下角逐頁編寫頁碼 公文製作及檢核注意事項 頁碼編寫原則 先編本文、次編附件，並於案件首頁註明總 頁數 ( 1-5) 雙面列印者於背面左下角編寫 簽稿併陳案件，依序以簽、稿、來文之 次第編寫 公文製作及檢核注意事項 開會通知單 為簡化公文處理流程，僅為校內相關人員參與之開會通知單，經校長核示後不須掛號蓋章，承辦人員可自行列印分送，或以電子郵件方式通知。 公文製作及檢核注意事項 公文書請採雙面列印 (函稿亦同) 請將電腦的列印預設值設為 雙面列印 應歸檔之公文及附件不得使用回收紙張 公文製作及檢核注意事項 公文用語 ─ 稱謂語 (對受文者稱呼或自稱用語） 鈞長、鈞局 (對有隸屬關係之上級機關用) 大局、大部 (對無隸屬關係之上級機關用) 貴局、貴公司 (對下級、平行及對人民團體用) 臺端、先生、女士 (對屬員、或人民) 本 (自稱) 公文製作及檢核注意事項 公文用語 ─ 起首語 （指公文起首所用之發語詞） 查 有關 有關............一案，請依規定辦理 關於 公文製作及檢核注意事項 公文用語 ─ 附送語 （致送資料、文件之用語） (亦可當成起首語) 檢陳、附陳 (對上級附送附件時用) 檢送、檢附 (對平行或下級機關附送附件時用) 公文製作及檢核注意事項 公文用語 ─ 期望及目的語 (對受文者表達行文之期望或目的之用語) 請上級機關或首長查核、指示使用 請 鑒核 ─ 報核案件 請 核示 ─ 請示案件 請 核備 ─ 核備案件 公文製作及檢核注意事項 公文用語 ─ 期望及目的語 (對受文者表達行文之期望或目的之用語) 請平行機關知悉辦理時用 請 查照 請 辦理惠復 (惠予答覆) 請 查照轉知 公文製作及檢核注意事項 公文用語