报表的创建和使用教程.ppt

6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表;学习目标：;6.1 报表概述;6.1.1 报表的功能;6.1.2 报表的结构;报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图”菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作为整个报表的封面和封底。 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，其名称也随具体分组字段而定。 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。 ;主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数据源中的记录。 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文字等信息。 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的统计数据、日期和说明性文字等信息。 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期等信息。 ;页面页脚在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。 组页眉在组的明细部分的最前面，用来显示分组字段等分组信息。 组页脚在组的明细部分的最后面，用来显示分组统计数据等分组信息;6.1.3 报表的视图;“设计”视图;“打印预览”视图;“版面预览”视图;6.1.4 报表的类型;1、明细报表;2、汇总报表;3. 交叉表报表;4. 图表式报表; 上图为学生课程成绩按班级汇总的平均成绩图表。 图表中的水平坐标按“课程名称”分类，图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相对好坏。 ;5. 标签式报表;6.2 创建报表;报表只能有一个数据源。如果报表所需的数据存储在多个表上，则必须先创建一个基于多个表的查询，然后再以这个查询为数据源创建报表。 一般情况下基于查询创建报表比基于表要好，这样做所返回的数据集会尽可能小，因而性能得到提高。;本节内容;6.2.1 自动创建报表;6.2.2 使用报表向导创建报表;例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名???“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。 操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图）设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切换）；本题设置“班级代号”为唯一的排序字段，以升序排序。;例6-3 分组（下页）;例6-3 以“学生情况”表为数据源使用向导创建名为“向导创建学生情况1”的报表，包括所有字段，以“班级代号”为唯一分组字段，布局方式为“分级显示1”。;操作说明： (1) 在“报表向导”对话框之二（下页图）中确定是否添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段的优先级进行调整；本题就以系统预设的“班级代号”作为唯一的分组字段 。;(2) 在打开的对话框之三中设置排序字段 。 (3) 在“报表向导”对话框之四（下页图）中设置报表的布局方式；本题在“布局”选项组中选择“分级显示1”选项，其它组取默认设置 。;关于使用向导创建报表的几点说明：;(2) 对话框之二中，按钮和按钮分别用来添加和删除分组字段（双击字段名也行）。上箭头按钮和下箭头按钮用来对分组字段的优先级进行调整。在这个对话框中，单击“分组选项”按钮可以对分组字段的“分组间隔”属性进行设置。“分组间隔”属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选项。对文本型字段，分组间隔有“普通”、“第一个字母”等选项。“普通”选项表示按整个字段值进行分组。如班级代号有“10101”和“10102”等，如果想按“101”分组，则应选择分组间隔中的“三个首写字母”，如下页图所示。;32;(3) 因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最好在第(2)步的对话框之三中为报表设定排序，用以代替原来的排序。 (4) 第(2)步的对话框之三中还可以单击“汇总选项”，打开“汇总选项”对话框（下页图）对可汇总的字段选择汇总项。;6.2.3 使用向导创建标签;操作说明：;在打开的对话框之三（下图）中确定标签的显示内容及布局；标签中的内容可来自左侧的字段值，也可直接添加文字；右侧的“原型标签：”矩形区域好比一个文字编辑器，它反映了标签的显示内容及布局。其中，有{}的是字段值，无{}的是直接输入的文字；本题选班级、学号、姓名和家庭所在地4个字段，并直接输入：邮政编码和清华大学等文字；布局如下图所示。;6.2.4 使用向导创建图表报表;后有操作说明;操作说明： ;(2) 在打开的对话框之三（下页图）中选择数据在图表中的布局方式；对本题，将“课程名称”拖放到横坐标位置，将“考试成绩”拖放到纵坐标位置，数据序列按“班级名称”排列；双击纵坐