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西南大学档案馆
附件13
照片档案归档要求和操作步骤
一、进入南大之星档案管理系统（36），输入用户名和密码，进入部门暂存表。
二、点击部门进入以下界面，点击左上方“添加文件”，出现著录对话框。
三、著录
1.一级目录：归档部门名称或照片
2.二级目录：年，如：2017年
3.信息分类号：SX
4.全宗号：0003
5.实体分类号：2017-SX12
6.文件案卷号及件号：1.0001—1.N;
7.保管期限：永久
8.密级：内部
9.正题名：
①毕业生照片：西南大学xx届xx学院（部、所、中心）xx专业xx班本科（或研究生）毕业生合影照片
如：西南大学2014届经济管理学院金融专业二班本科（或研究生）毕业生合影照片
②其他照片：时间、地点、事件
10.副题名：有则录入，非必需
11.附注：备注说明，非必需
12.第一责任者：照片形成部门
13.页数：1
14.规格：张
15.文件时间：照片拍摄时间。如16.归档单位：照片归档部门
17.载体：照片
18.文本：原件
19.归档份数：1
20.输入员：输入员姓名
21.录入完毕后，点击“添加”,继续录入下一条，直至全部录入完毕，点击“关闭”即可。
22.全部照片条目录入完毕后，点击每一条的“编辑”选项。
再次进入到著录对话框，点击下方“全文”，进入以下界面：
在选择文件处点击“浏览”，将已编辑好的TXT文件上传。TXT文件内容为照片的文字说明。
23. 继续点击著录对话框下方“图像”，进入以下界面：
在选择文件处点“浏览”，将电子照片上传。上传后可在图片预览中检查是否上传成功。
24.除毕业生照片外，其它归档部门需继续点击左上角“添加案卷”。进入著录对话框。
著录内容与上面“三.著录”基本相同，其中：
6.案卷/盒号：1—N
9.正题名：该案卷照片的主要内容
13.页数：该案卷照片总张数
15.起止时间：该案卷照片拍摄最早与最晚时间
另外还需著录接收人、移交时间、移交人。
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