全宗卷及其编制.ppt

全宗卷及其编制 作者：吴建清 什么是全宗？什么是全宗卷？ 全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关（单位）的全部档案。 全宗卷的编制原则 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 全宗卷的主要内容 档案统计方面的材料； 全宗卷整理的程序与方法 整理前的准备：全宗卷的文件材料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多可设分卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。 具体分类排列方法 档案收集类：1、档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；2、档案移交目录；3、接收档案记录、征集档案记录；4、档案来源的价值说明等。 档案保管类：1、库房安全检查记录；2、档案安全检查报告；3、病档调查记录、调查报告；4、档案抢救与修复方案、情况报告，档案库房温湿度记录等。 全宗卷的编目编号 全宗卷内文件按类别逐件编号，并编制目录，每一类文件加封面、封底。 全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，并按顺序装入卷盒，一盒装不下，可装数盒。 后续增加的材料，就归入相应的类别中，排列在后，按类别沿袭的编号，依次编目。 全宗卷的装订 用软卷皮将全宗卷的卷内文件材料按每一属类逐渐加上封面封底，再在封面封底上直接标明全宗名称、文件题名、时间、责任者、去掉金属物、然后用装订线把每卷文件材料进行装订。 全宗卷卷内文件材料较少时，暂不装订成册，待文件材料积累到一定数量，再按类别装成册并按顺序装入全宗盒内。 在档案室向档案馆移交档案时，凡随档案移交的全宗卷，均需装订成册。 全宗卷则是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它是档案管理活动中形成的“档案”，详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全宗的“档案”，是档案的“档案”。 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报 表应做到准确、齐全、规范； 档案馆（室）对其所管理的每个全宗都应以全 宗为单位编制全宗卷； 档案保管方面的材料； 档案鉴定方面的材料； 档案收集方面的材料； 档案利用方面的材料； 档案整理方面的材料； 档案管理新技术应用方面的材料。 分类排序：全宗卷内文件材料一般按问题——时间进行分类排序，一般可分为综合、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和新技术应用等8类。 综合类：1、全宗指南（全宗介绍）；2、立档单位大事记；3、组织机构沿革；4、档案机构设置和调整文件；5、档案工作人员任免文件；6、档案管理制度。 档案整理类：1、档案分类大纲、分类方案；2、档案检索工具的编制情况及说明；3、档案整理工作计划（方案）；4、档案整理情况说明等。 档案鉴定类：1、成立或调整档案鉴定小组的通知；2、文书材料归档范围和档案保管期限表；3、鉴定档案分析报告；4、销毁档案的请示与批复；5、销毁档案清册等。 档案统计类：1、全宗内档案基本情况统计；2、档案复制抢救情况统计；3、档案收进、移出登记及情况统计；4、档案利用情况统计表。 档案利用类：1、档案编研材料的编制情况；2、开放利用和控制使用范围说明；3、档案利用效果登记分析。 档案管理新技术的应用类：1、办公自动化开发应用情况；2、档案数字化方案；3、档案数字化成果说明；4、档案信息管理软件系统盘。