社会责任验厂_2_审核流程.ppt

Page * CSR Audit Training Chapter 2 CSR Audit Procedure 验厂部 黄育锋 2011.11.10 Audit Procedure Audit Procedure Introduction 1). 首次会议（审核前的简短介绍） 2). 现场审核（包括厂房、厨房、工人宿舍、工厂设备等） 3). 文件审核（通过文件发现工厂的实际运作） 4). 员工访谈（随意从不同岗位选取一些工人做简短的面谈） 5). 总结次会议（发现问题的探讨，完成报告） Audit Procedure – Opening Meeting 了解参加会议人员结构，以及此次审核的目的和范围。承诺信息的必威体育官网网址性，审核结果和问题的必威体育官网网址性。 收集受审方大致信息，包括厂名，组织结构，员工的人数（男女比例），产品种类，生产流程，淡旺季，工作时间，工资发放周期（计时/计件）、社保，餐厅和宿舍等。 审核流程介绍，大致时间安排。 请受审方准备好要查阅的文件。 请受审方派代表陪同审核，向工厂申明审核过程需要拍照记录 。 在审核中如果有不安全因素，请受审方提前告知，并准备个人保护用品。 安排私密空间供员工访谈之用，确保对员工信息的必威体育官网网址。 查看楼层平面图以确保对每个房间进行巡查。 向受审方声明审核的公正、廉洁，并请受审方阅读《廉洁声明》，并确认签字。 鼓励提问。 Audit Procedure – Factory Tour 必须由受审方陪同进行。 对健康、安全和环境等因素进行评估。 对童工、未成年工和强迫劳动现象进行调查。 对所有生产区域、存储区域、宿舍和食堂区域进行巡察，寻找客观证据。 发现不符问题点后，应现场告知受审方代表，必要时需要作确认。 选择员工进行访谈。 在受审方同意的情况下，获得必要的现场资料作比对审核。 Audit Procedure – Document Review 通过文件审阅查证合规情况，必要文件需要拍照。 选择不同岗位不同级别的员工档案，抽样评审。 - 员工总人数少于100时，抽样25% - 员工人数大于100时，25份 审查抽样的25名员工最近/当前的考勤记录及工资支付记录。 在抽样的25名员工中，抽查5名员工分别在生产旺季月份和生产淡季月份的考勤记录及工资支付记录。 工厂不能提供的必威体育官网网址性材料要如实表述。 Audit Procedure - Employees Interview 确认受审方提供的信息和员工提供的信息是否一致。 员工访谈对象可以从现场，人事档案，工资报表中抽取。 员工访谈注意保护访谈对象，不向工厂管理层泄漏任何内容。访谈地点应该在隔音的公共区域，不能私下接触。 员工访谈的内容不能作为定性问题的依据。只有客观证据才可以作为依据。 Audit Procedure – Close Meeting 在和工厂会议之前，召开审核小组内部的会议。 对所有问题点进行归纳总结，发掘客观证据，形成初步报告。 感谢工厂合作，并重申必威体育官网网址事宜和公司立场。 发现的问题与工厂沟通，防止理解上的错误。 形成《纠正改进计划》报告，请工厂签字，盖章，复印留底。 归还用于审核的文件。 声明如果有任何问题，可以联系的审核公司人员信息。 Annex 1 - About the Audit Report 审核报告格式 审核报告只是客观描述工厂实际情况，不做判断性描述。 必要时向工厂再次确认问题点。 工厂有证据提供时，关闭相关问题点 (在报告提交之前)。 审查，提交报告。 报告和审核资料依据公司要求存档。 Annex 2 – 常规的审核支持文件 审核授权书及确认书 违规项目综述 法律概要 不同客户的要求和工作指引、 首次会议和总结会议指引 Annex 3 – 常规的审核文件 审核前问卷（questionnaire） 审核程序介绍 文件清单 工资与工时记录 审核员笔记 员工访谈问卷 访谈员工名单 改善计划确认报告(Corrective Action Report) 审核报告 Annex 4 – 常规审核文件 客户文件（如授权书、必威体育官网网址声明、审核要求） 审核公司廉政声明 文件清单 面谈问卷 CAPAR改善计划确认报告 审核报告 Annex 5 – 受审核方文件 工商营业执照 考勤记录、工资记录及相关文件 员工档案和劳动合同 社保缴费记录及相关证明文件 政府部门批准或许可证书（如综合计算工时批文） 工会相关文件（如适用） 未成年工备案登记文件及体检报告 劳务派遣工的入职档案、考勤及工资记录，劳动合同，社会保险缴费收据及合格证明，受审方与劳务派遣公司签订的合同及劳务派遣公司的营业执照复印件 员工请假记录，离职员工离职申请表及工资支付记录 受审核方