7.年度结转和文件压缩.doc

第七章 年度结转、Save Compressed及Back Up 7.1. 年度结转 当结束一年度之查核，应将今年度之资料结转至下一年度，亦即今年的查定数应搬至上年度查定数或明年度之期初数，只要在Eureka 中执行“Year End Close”动作即可完成上述需求。 执行Year End Close步骤如下： 1.点选菜单栏Engagement＼Year End Close 2.点选后会出现Year end Close And Roll Forward对话框 注一：首先填入结转后储存档案的路径及文件名（路径及文件名不可有中文），请注意文件名不可与原文件名相同，否则会将原档案覆盖掉。 注二：1.勾选“Update CaseView Roll Forward Cell”以便将CaseView之数据作搬至上期查定数或申报数。此选项若未勾选，则所有CaseView内上期查定数或申报数之数据将会维持与未结转前相同。而在撰写下年度查核报告内容时，所有数字之勾稽将会跟随当年度之Mapping或Grouping之分类情形呈现。 2.按OK即会出现询问是否确定要执行年度结转。 执行完毕后计算机屏幕上会自动将年度结转后的新档案开启，就可以此档开始编制新一年度之查核报告及工作底稿。 7.2. SAVE COMPRESSED (文件压缩) 处理Eureka档案时，档案容量会变的很大，这时可利用“Save Compress”功能将Eureka的文件压缩使档案容量变小。 操作步骤： 首先一定要确定Eureka档案中所有CaseView窗口都关闭了。在CaseWare窗口选择File＼Save Compressed 此时出现确认窗口问您是否要将文件压缩 按下“是”即可将文件压缩了。 注1：建议各位在报告档案尚未Final装订前，最好选择将CaseView所产生之备份档一并压缩，以防CaseView文件档毁损时，可利用备份文件救回数据。 设定自动压缩功能： 若你想在每次关闭Eureka档案的时候，就自动将Eureka文件压缩起来，可设定自动压缩功能。设定方法如下： 打开CaseWare点选Tool＼Options，进入Options窗口后，将Auto Compress设定为Yes 后按确定即可。 完成设定后，Auto Compress的设定会套用在此台计算机上CaseWare 程序中。 7.3. Back Up (文件备份) 当在处理报告的过程中使用者有时会担心档案发生毁损或碰到报告内容经常反复修改的情况，可利用“Back Up”功能将档案另外备份出来存放固定的路径以便不时之需。 操作步骤： 首先一定要确定Eureka档案中所有CaseView窗口都关闭了。在CaseWare窗口选择File＼Back Up 此时会出现浏览文件夹窗口，要求用户设定备份文件存放位置，设定完存放位置后后按下”确定”按钮，CaseWare即会进行目前窗口所开启之文件备份动作，备份完成后用户可以在设定的位置中找到一个文件夹名称为Backup of xxxx(备份日期)(xxxx为执行备份动作的文件名)的档案，例如在2007/8/25执行41121A97的备份动作，备份完成后在指定的存放位置就可以找到Backup of 41121A97(2007-8-25)的文件夹。 ABCD 7. 年度结转和文件压缩.doc 3 注一 注二 切勿勾选此项，避免造成累积盈亏数不对。 若要将CaseView所产生之备份档一并压缩成同一档案时请勾选(注1)