erp供应部操作手册.doc

海韵纸业 Oracle ERP实施 系统操作手册 ——供应采购部分 文档作者: 供应部 创建日期: 2011年 10月17日 确认日期: 年 月 日 文档名称: 当前版本: 1.0 审批签字： 京博项目经理 汉普项目经理 目 录 一、手册前言 3 1、目标 3 1.2文档范围 3 二、手册内容 4 1、申请汇总 4 1.1、查看申请汇总 4 1.2、退回不合格的申请（计划） 4 2、文件夹 6 2.1、新建文件夹 6 2.2、排序功能 8 3、自动创建 10 3.1、自动创建采购订单 10 3.1.1、复制上一行相同栏位数据 11 3.1.1、修改采购订单中发运组织 11 3.2、删除和清空的区别 12 3.3修改数量 12 4、人工创建采购订单 15 5、重新分配采购员 17 6、采购订单汇总查看 18 6.1、采购订单汇总 19 6.2、模糊查询采购订单号 20 7、新增询价单 22 8、询价单复制成报价单 26 9、报价分析 29 10、采购合同跟踪执行表 30 一、手册前言 1、目标 手册由关键用户编写和整理，根据业务实际情况和ERP系统操作形成操作描述性文档，主要用于辅助最终用户操作。 1.2文档范围 该文档适用于供应部采购相关业务，主要包括查看申请汇总、维护文件夹、自动/人工创建采购订单、重新分配采购员、查看采购订单汇总、新增询价单、询价单复制成报价单、报价分析、合同跟踪等等。 二、手册内容 1、申请汇总 1.1、查看申请汇总 1.1.1、功能说明 1）查看提报计划的内容，可根据采购人员、提报人员、需求日期； 2）是否已经生成采购订单； 1.1.2、具体操作 如何查看是否已经建立采购订单？ 详见下图 1.2、退回不合格的申请（计划） 1.2.1、功能说明 当发现提报计划的数量或型号等信息错误，需退回申请，由商务助理退回； 1.2.2、具体操作 查询到需要修改的申请后，点击“工具”—“控制” 点击“取消申请”—“确定” 弹出对话框，点击“确定” 2、文件夹 2.1、新建文件夹 说明：—查看、数据排序、显示字段、文件夹（新增、修改、删除、打开）； 具体操作：在自动创建中，双击，进入下图： 2.2、排序功能 采购订单汇总： 查看已有采购订单信息或修改采购订单， 2.3、显示字段（可根据自己想查找的内容进行选择） 2.4显示加急计划（自动创建，状态为紧急） 2.5保存文件夹（创建属于自己的文件夹），点击“文件夹”—“保存” 3、自动创建 3.1、自动创建采购订单 功能说明 1）创建新的采购定单，输入相应的供应商信息。 2）口头合同的创建规则。 具体操作 1）进入自动创建界面—“自动” 2）然后进入新单据界面——输入“单据”、“供应商名称”、点击“供应商地”—“创建” 注意：口头合同编号规则：如：HYST-ZFQ-2011-10-123（HYST-姓名首字母大写全拼—年份—月份—编号） 3.1.1、复制上一行相同栏位数据 如果下一个格子上一个一样，按“Shift+F5”，举例：第二行已承诺日期与第一行已承诺日期相同。 3.1.1、修改采购订单中发运组织 如发现入库组织错误，需要修改库存组织时：先增加一行填写正确组织数量后删除第一行。 3.2、删除和清空的区别 3.2.1功能说明 “ 删除”与“清空”的区别（系统中已经保存过的用删除、没保存的用清除） 3.2.2具体操作 3.3修改数量 3.3.1功能说明 1)对于已经生效申请的数量进行修改，根据实际到货的数量进行分割行。 2）数量可以多次分割使用。 3.3.2具体操作 1）在自动创建界面选中申请行，勾选上 2）点击“工具”—“修改”，其中第二行以下的合计与第一行一致。如表中100分为20和80，本次数量以20为主 2）点击“确定” 3）选中已分割行创建采购订单 4、人工创建采购订单 4.1、功能说明 1）新增人工创建采购订单 2）人工创建采购订单（适用于多个申请单号一家供应商） 4.2具体操作 如下图 1）选中申请行—点击“人工” 2）输入单据号—供应商名称—供应商地点—点击“创建” 3）勾选需采购的申请行，点击“添加至单据”；按F11查找，填写物料编码。 4）、取消选中行（选中这一行，点击“删除”） 5、重新分配采购员 5.1功能说明： 申请中有分错的采购员需要重新对其分配； 5.2具体操作 1)在自动创建中,点击“清除”，输入申请号或输入物料名称或采购员名称，查找到需要重新分