公文写作通知和简报的撰写.ppt

  公文写作：通知及简报的撰写  北碚区教师进修学院：黄吉元 一、通知的撰写 （一）基本理解  通知是上级机关向下级机关传达指示，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。 通知用得最为广泛，因而使用频率很高。它具有使用范围的广泛性，文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点. （二）写法分类 通知的写法有两种,一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，这种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。 通知要求言简意赅，措辞得当，时间及时.通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样 。 1、发布性通知：法规性文件经有关部门制定以后,需要用通知的形式予以发布.这类通知的正文一般包括四个方面的内容:一是文件的由来;二是文件名称;三是希望和要求;四是附件.  2、指示性通知 ：上级单位向下级单位对某一项工作的布置,要求,意见等往往用通知的形式传达.这种通知带有指令性,必须有根据,有目的,有任务,有要求.  3、传达性通知 ：这种通知带有指示性,规定性,多用于上下级之间,职能部门与有关部门之间.对通知中的有关精神,必须遵照办理,贯彻执行.在写法上,一般是先交代问题的来龙去脉,再讲有关指示,意见,规定等,最后谈希望或要求.  4、转发和批转性通知： 上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行,需要用通知的形式,这种通知叫转发型通知.其写法一般有二种:其一是照转照发.其二是除转发文件以外,再根据本地区,本部门的具体情况,提出一些具体要求和希望.  上级领导部门转发下属单位的来文,如报告,请示,意见等所用的通知称为批转型通知.有的照批照转,有的加些指示性的意见.  5、会议通知 ：会议通知要求以极其简短的文字,写明会议名称,目的,内容(日期,时间,地点,出席对象以及对出席者的要求等).  6、任免通知：即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用.一般只写决定任免,聘用的机关,依据,以及任免,聘用人员的具体职务即可.  （三）写作格式 （1）标题：一般以通知的事由作标题，如《关于本年度科研成果的评奖通知》，也可视情况写成“关于××的通知”“紧急通知”“通知”等.标题写在第一行正中。 （2）对象：被通知的单位或个人，一般写在正文首行顶格。 （3）正文：正文是要求对方办理的事，它一般导语，通知事项，执行要求等。通知事项是通知正文的主体，如内容多可分段分行。 执行要求的通知的，一般用“以上通知望认真执行”，“特此通知，望认真执行”，“本通知自下发之日起实行”等结尾语。 会议通知,要把会议的时间，地点，内容写清楚。假如要有注意事项的，如会议时间长，多带些钱物，学习用品等也应当说清楚，以便与会者事先做好准备。 （4）署名和日期：一般的通知只要写明发出通知的单位名称和具体日期，重要的通知需加盖公章.署名要写发文单位的全称.  （四）例文评析 例1： 通知 全院教职工： 12月19日下午4点，本院将在多媒体室3举行“公文写作培训”，请全体教职工带好笔记本，准时参加，不得缺席。 院务部  2008年12月18日  例2： 通知  有关人员： 12月9日晚8点，区教委将在五一所礼堂举行“传唱经典红歌，铸就时代师魂”歌咏比赛。请参赛教师于当日下午6:30带好演出服装，在学院大门前集中，统一乘车前往大礼堂，请勿缺席。