时间管理与会议管理培训汇总.ppt

会 议 病 ◆会议本来是为沟通意见，解决问题，制定决策百召开的，但是它经常被滥加使用，以致成为一种费时费事有碍正常动作的疾病——“会议病”。 ◆“会议病”的形成大概包括以下七种因素： 1.基于合群的愿望而聚会倾谈，有些会议是因“不妨找个时间，大家聚一聚，不拘形式地谈一谈本部门有关的问题”而召开。这一类会议其实与交际或聊天没有多大差别。 2.为符合惯例或传统作风而开会，有些会议是因“历来主管都利用星期二下午那段时间开会”而召开。这即是一般所谓的“例会”，例会是召开与议案的多少无关，因为它是一种为开会而开会的会议。 3.盲目学习其他部门而开会。因人家会计部每个星期举行一次会议，我们人事部又岂能不跟进？这一类会议本质上是一种东施效颦式的举动，它并非皆在解决自身的问题。 4.迎合上司而开会。有些会议是因“若不多开会，则老板将以我偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司的信任与好感的手段。 5.为推卸责任而开会。有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的职业经理人所惯用的招法。 6.为逃避个别接触所可能产生的尴尬场面而开会。如，二人时时迟到，于是召集大家重申准时上下班的要求，结果二人以为其他人与自己不相上下，不改，而其余人可能无辜受责而士气低沉。 7.会议主持者因欠缺技巧，无法控制会议，而令会议费时无功。 准 备 议 程 会议前，都应该预先准备议程，议程要征求团队成员意见 　 ◇把议程发放给所有与会者。留几份议程在会议中备用。并且发放会议通知。 ◇重新检查过去会议中决议的行动方案执行情况。 ◇依照逻辑议程的优先次次序。可能的话，预先把讲座时间分配好。 ◇会议准时召开，说明议程，必须在大家都同意的情况下，才能更动议程。主持人必须先问团队什么是会议的目标，每个会议都必须有清楚的目标，才能有效议程的优先顺序。会议中出现任何不太重要的磨擦议题，都应该先搁置一旁，留待另一次会议中讨论。主持人要负责让会议有效率的依照议和进行下去，计时员要提醒团队每个议题的讨论的时间限制。 团队会议步骤 1.选出会议主持人、流程观察员、计时员及会议记录。 2.理清开会目的，并且没定会议要达成的目标 。 3.说明会帮助或阻碍会议进行的行为。 4.说明处理议题的步骤，设定时间限制。 5.讨论议题。探讨各种可能方案。 7.为讲座的内容做总结。 8.共同协议该采取的行动。 9.指派工作，决定后续的步骤。 1.计划和准备： 为什么？是什么？谁？什么时候？什么地点？ 2.议程： 列出各个“W”，给每个项目进行标号，结果的相关证据？达成一致意见（在开始之前） 3.规则和角色： 决策规则：单方面的（通知）、磋商（磋商和决策）、多数原则（主席=2个投票权）、一致原则（100%同意）。 成员应遵守的规则和角色：时间？秩序？摘记者？抄写员？唱反调的人？支持者？主要人物？ 开 会 4.讨论/决策：鼓励不同的意见、确认困难和障碍、核查共同认识、在结束之前听取每个人的意见、对每个项目都进行一一讨论决策（决定/结束） 5.行动计划：对小结达成一致意见、要做什么？由谁来做？到什么时候完成？下一次会议？ 主 持 会 议 先谈问题解决，再讨论未来规划，资讯分享放在最后。 只有当整个团队都同意时，才更改讨程。不要因为一个人的提议作修正。 假如有些成员不想把某个议题列在议程上，要提醒整个团队，大家对于列入这个议题缺乏共识。 假如议程有所更动，更坚持听一听团队对于更动议题的反应。 对于太轻松易达成的结论，保持怀疑的态度。 每个人只代表自己发言，避免的些与会者用我们都知道等泛泛之论。 当会议气愤变得紧张或大家僵持不下，很难获致结