文件管理控制程序-批准.docx

文 件 评 审生 产 中 心□总监营 销 中 心□总监□生产一部□业务一部□生产二部□业务二部□生产三部□业务三部□生产四部□业务四部□生产五部□国际发展部□设备部□电 商 部质 保 中 心□总监□客 服 部□体系管理部□市 场 部□品质工程部□销 管 部□实验室管 理 中 心□总 监□品管部□法 务 部供 应 链 中 心□总监□行政部□物控部□人事部□采购部□企划部□物流部研发中心□总 监□仓储部□研 发 部财 务 中 心□总 监□工 艺 部□财 务 部总 经 办□总助□信 息 部□副总制订审核核准文 件 修 订 履 历版本修订内容修订日期修订者A0首次制订2016.11.2代思亮1.目的:对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的必威体育精装版有效版本，防止作废文件的非预期使用。2.范围：本程序适用于本公司所有质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3.权责：3.1.DCC：组织人员对文件进行编写及评审，审查文件的适用性，负责文件的登记、编码、发行、保管、作废、回收及销毁。3.2.文件使用部门：负责管辖范围内受控文件、质量记录等文件数据的台账建立，保管与维护。4.定义：4.1.DCC：全拼是Document Control Center，中文释义为文件控制中心。4.2.内部受控文件：一阶文件（质量/环境/职业健康管理手册），二阶文件（程序文件），三阶文件（作业指导书，检验标准，管理制度，设计图纸，操作说明书），四阶文件（记录表格）。4.3.外部受控文件：非本公司内部编制的文件，包括：外部标准、法规、图纸、质量记录、机器设备及仪器的原始数据、操作说明书等。4.4.非受控文件：质量/环境/职业健康管理体系以外的公司内外部一般行文（公告、签呈、会议通知、报告等），为非受控文件，不列入体系管控范围。4.5.电子媒体：本公司体系管理系统之电子文件均谓之。5.作业内容：5.1.文件核准权限表：文件名称制修订审核评审核 准管理手册DCC质保总监相关部门负责人总经理二阶文件DCC质保总监相关部门负责人 总经理三阶文件部门经理总监相关部门负责人总经办四阶文件拟定负责人部门经理部门经理总监5.2.文件编号原则：管理手册编码原则HJQMA0公司代码文件类别版本二阶文件编码原则HJQPA0001公司代码文件类别版本流水号三阶文件编码原则HJQWZBA0001公司代码文件类别部门代码版本流水号四阶文件编码原则HJQRZBA0001公司代码文件类别部门代码版本流水号文件类别代码表QMQPQWQR一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件中心类别代码表CWYFZBYXGYGLSCZJB财务中心研发技术中心质保中心营销中心供应链中心管理中心生产中心总经办5.3.文件编写的架构：5.3.1.目的：叙述编制此文件的意图。5.3.2.范围：叙述此文件之适用于组织内特定人，物，事，地。5.3.3.定义：说明此文件中特殊或专有名词，词汇之意义。5.3.4.权责：界定此文件中相关单位之工作内容。5.3.5.程序内容：叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特定工作，并产生某些记录，报告，作为实际作业现状之依据。5.4.章节段项的表示法：5.5.文件格式及字体要求：5.5.1.页眉正标题：公司LOGO5.5.2.页眉信息栏字体：华文中宋、14#、加粗；5.5.3.正文字体：华文中宋、12#；5.5.4.正文行距：1.15；5.5.5.文件封面：公司一阶文件、二阶文件、三阶管理文件（作业指导书除外）均使用统一会签页、履历页。见附件一5.5.6.审核栏：公司一阶文件、二阶文件、三阶管理文件（作业指导书除外）均使用统一审核栏，从右至左：制订；审核；核准。见附件一5.6.文件内容版次：5.6.1.所有内部文件新制订时，向DCC索取文件标准格式，均以A0 为其初始版次；若单页内容做修订则A1，A2……A9；修改10次则变更版本为B0，B1……B9以此类推。若内容大幅变更则直接变更版本号为B0。5.7.文件的登记发行：5.7.1.拟文单位将需发行文件之电子档发送至DCC，DCC对文件的版面、格式以及是否存在内容重复、相似、相悖之处进行全面审查，若审查不通过，将退回拟文单位并书面告知不符合项。审查通过后，DCC根据编码原则对文件进行编码，留档，并回传至拟文单位。5.7.2.拟文单位将文件打印后按照“文件核准权限表”要求进行会签核准，会签核准后的原稿交DCC盖《骑缝章》。DCC根据文件涉及范围以及会签部门复印相应的分发数量，戳盖红色『受控』章，文件原稿扫描PDF版存档至文件服务器，原稿纸版存档至文件柜，文件原稿无需盖章。5.7