《秘书实务》任务一接站报到工作.ppt

模块三 秘书办会模块 项目二 会中服务工作 任务一 接站报到工作 任务一 接站报到工作 [知识目标] 1、掌握接站工作的程序、接站的工具准备 2、掌握引导与会代表报到的程序与注意事项 [能力目标] 1、能够按要求接站 2、能够按要求签到 [教学重点] 能够按要求接站和签到 [教学方法]项目驱动 案例教学 [教学时数]2课时 [教学过程] 一、任务导入 二、任务分析 三、相关知识 四、任务实施 五、实战演习 一、任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。 会议时间：2008年12月23、24日，两天 2008年12月23日上午9：00—11：00 表彰先进个人和先进集体 下午14：30—17：00 2009年工作部署 12月24日上午9：00—11：00 会议分组讨论 下午14：30—16：00 参观新型、新款家电产品的生产线 地点：北京 与会人数：1500人左右 受表彰人数：40人左右 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请做好相关的会中的接站报到工作。 二、任务分析 要做好相关的接站报到工作，首先要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数；其次要掌握接站工作的程序、接站的工具准备，了解引导与会代表报到的程序与注意事项；最后，作为职业秘书，接站报到工作要做到有条不紊，任何细节的疏忽都会影响到会议的效果和本企业的形象。 三、相关知识 会议的接站报到工作是会议中期重要的工作，会议工作人员的言谈举止，能否使与会人员在接站和报到地点得到及时、热情、友好的接待，是否了解本次表彰大会的概况，对会议的效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会议的接站报到工作，尤其是一些重大的会议，更是要注重会议的接站报到工作。 三、相关知识包括 接站工作 接站的工具准备 引导与会代表报到 做好签到工作 接站工作 接站工作的主要步骤 ： 1、要有统一的指挥调度系统，掌握与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并要掌握与会代表的联络方式，拟定《会议代表接站安排表》，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。 2、要备有足够的车辆和接站人员,接站人员每人要有一份与会代表抵达的准确时间表，按分工的线路和时间去接。3、对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。4、在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌或接站条幅，如“天地公司接待处” 接站的工具准备 先准备好车辆和会议代表到达接站回执（见表2-1、表2-2），带好接待计划、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码 引导与会代表报到 报到是指与会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接与会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要，现场报到是大家露面的时候，前来报到的与会人员都是有备而来，每个代表都应该得到最热情周到的服务。欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。 （一）引导与会代表报到的注意事项如下表所示： （二）引导与会代表报到的程序如下： 1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。 2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。 3、向每位代表发放《会议指南》，《会议指南》包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单