宴会婚宴营销工作流程.doc

№：sop-sm-0003 宴会(婚宴)营销接待流程 宴会(婚宴)营销接待流程 一、洽 谈 1、获悉宾客举办宴会（婚宴）信息后，营销人员应主动争取邀约客户来饭店实地考察并进行洽谈。 2、会见客户时，应将事先准备好宴会资料供宾客参考，例如：宣传单、菜单、协议书等，并接受客户的咨询，针对客户提出的疑问积极热情地进行解答。必要时邀请相关部门同事予以协助。 3、带宾客参观场地（宴会厅、会议室、客房等），详细地解说饭店特色，针对关键环节，如宴会现场布置、会议场地摆放等务必通过详细介绍及特色服务推荐让客户切身体会到场地设施的完善，以增加承办宴会的成功机率。 4、尽可能的向客户推荐饭店其他服务项目并根据以往接待经验向客户推荐至少两种消费方案（如现金消费或会员卡消费）以供客户选择。 5、获得客户信息（姓名、单位、职务、联系方式等）、宴会信息（宴会种类、性质、规模、标准、时间等）、其他要求（餐饮禁忌、房间安排要求、特殊要求等）并详细地记录在电脑的宴会、会议预订情况一览表。 6、根据宴会时间及规模确认预订情况预留场地，以便再次跟客户取得联系。 二、预 定 1、营销人员应根据宴会、会议预订情况一览表上详细资料于次日与客户取得联系，了解其是否有意于本饭店举办宴会。 2、如果客户表示确定于本饭店举办宴会，营销人员与客户再次确认宴会日期、宴会规模、所选餐标及特殊要求，并与客户约定签属协议日期（尽早为宜）。 3、如果客户的特殊要求（含要求优惠价）在营销人员的权限内无 法得到满足时，营销人员应及时向上级领导汇报，确保及时将结果反馈于客户。 三、签订协议 1、客户确定在本饭店举办宴会时，营销人员再次邀请客户莅临饭店，双方就宴会事宜达成协议，并签字确认，以保障客户及饭店的自身权益。 2、协议书所阐明各类事项均需详细向客户进行解释；协议书需填写事项均需仔细填写并于客户进行核对。以确保避免因此而产生的异议。 3、协议书附加信息（如菜单等）亦需双方确认，签字并附于协议书后留存，备查。 4、签约确认后协同客户至收银处缴纳宴会定金（定金以预估整体婚宴消费金额的10%为标准或收取_________元整的定金）。 5、及时将宴会预定信息以通知单形式告知相关部门以避免预订冲突。 四、下发通知 1、营销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于宴会开始前5 日填写宴会订单及各相关工作联系单（如派车单、客房预订单、美工单、采购申请单、工程维修单等），并由主管领导签字确认。 2、将签字确认后的宴会订单及各相关工作联系单（同上）分发至 各相关部门，并请各部领班级以上人员签收。 3、营销人员应根据宴会预订单随时跟进各相关部门准备工作落实情况。 五、再次确认 1、在宴会前两天，以电话形式与客户取得联系，就宴会有关事宜（如宴会日期、桌数、特殊要求、车辆使用时间及接送地点等）进行再次确认，如果无更改事项，一切准备工作可依照协议书所述进行。 2、若客户对宴会提出变更要求的，须经主管领导同意，并且经宾客方有效签单人签字确认后方可。营销人员应立即以更改单形式通知各相关部门，并请各部领班级以上人员签收。 3、营销人员需根据预定更改情况跟进落实准备工作。 六、跟踪落实 1、营销人员应于宴会前一天实地了解各部门准备工作完成情况。并根据客户要求对重点部位进行详细检查。宴会当天，营销人员根据宴会订单上的工作项目再次对各部门的准备工作进行检查，确保各项工作均已落实到位。 2、宴会当天，再次与客户取得联系，了解宴会有关事宜（同上）是否有变更，并了解其是否有专门的宴会负责人（或婚宴总管），并取得宾客方宴会负责人（或婚宴总管）的联系电话，以便保证宴会的顺利接待。 3、宴会举行前协调安保部预留车位、做好人员疏导准备。如举行婚宴还需安保部协调部分非机动车的安置停放以及燃放烟花爆竹时的消防安全准备。 4、宴会举行前了解餐饮部服务人员安排情况，如人员不足应及时与人力资源部联系协调其它部门予以协助保证宴会服务工作顺利进行。 5、宴会举行前，营销人员需与宾客方宴会负责人（或婚宴总管）仔细核对宴会整体流程及细节要求。以保证宴会个环节紧密合作，宴会顺利进行。 a) 宴会场地布置：按标准宴会形式摆台，台布、口布花、椅套香槟塔、香槟桶及蛋糕；主桌按宾客要求座位数摆台，摆于喜幛正前方的主席台上，围桌裙，摆全套皇室金器，并于桌中央放花岛；吊顶挂红灯笼，并于醒目的墙壁上贴喜字；宴会厅入口处设签到台配桌布、鲜花和婚宴场地指示牌。 b) 音响：提供立式有线麦克风一支，另备用一支无线麦克风，如宾客需要其它方面的设备（如多媒体投影仪等），按会议设备出租标准进行收费。 c) 婚车布置：主要以粉红色彩带装饰，并配以喜字及公仔等。 d) 婚房布置：由客房部负责（于房门及相应位置贴喜字，并放置气球），婚