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文 件 控 制 培 训 主办单位：系统办 日期：2006年07月06日 目 录 一、文控基础知识 二、人力资源部文控现状 三、公司体系文控要求 四、人力资源文控实施建议方案 一、文控基础知识 文件的定义 文件：信息及其承载媒体 媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照 片、或标准样品、或它们的组合。 记录：是一种特殊类型的文件。阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。 文件的作用 沟通意图、统一行动 ——执行标准 ——审核依据 ——改进基础 ——易于追溯 ——客观证据 文件控制的目的 确保文件在发布前得到评审、批准。保证需要使用文件的场所都能得到相应文件的有效版本，防止失效和/或作废文件的非预期使用，带来不必要损失和麻烦。 ISO9001标准4.2.3条款要求 　 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 二、人力资源部文控现状 人力资源部文控现状 三、公司体系文控要求 三、公司体系文控要求 1 文件控制程序 2 质量记录控制程序 3 体系文件编码规则 4 体系文件格式设计指南 5 技术文件编码规则 6 技术文件格式设计指南 1 文件控制程序 公司体系文件层次 体系文件审批权限和分发范围 公司体系文件控制流程 公司体系文件层次 公司体系文件审批权限和分发范围 公司体系文件控制流程 《文件会签申请表》 《文件登记表》 《文件签收回收登记表》 《文件借阅登记表》 《文件补发申请表》 质量记录控制程序 公司对空白表单的控制要求 公司质量记录控制流程 公司对空白表单的控制要求 依据《体系文件编码规则》对空白表单进行标识编码； 公司所有体系受控空白表单之样板（背面盖“受控章”）由系统办进行统一编目管理； 公司所有空白表单样板都需经系统办审核批准后才能印刷； 空白表单样板的更改：使用部门填写《文件会签申请表》交至系统办，系统办负责审批印刷，且通知相关部门对旧版表单作废处理，发放新版空白表格。 公司质量记录控制流程 《失效记录清单》 《内部工作联络单》 《文件登记表》 体系文件编码规则 手册：QMS-01；EMS-01 程序文件：COP+标准条款号+流水号， 如COP4201 三阶文件(不含技术文件)：WI-制订部门-流水号/版次 外来文件 技术文件编码规则 作业指导书：WI-制订部门-流水号/版次/类型 检验规范： II-制订部门-流水号/版次 工艺标准：P1-制订部门-流水号/版次/类型 物料清单：P2-制订部门-流水号/版次/类型 对照表：P3-制订部门-流水号/版次/类型 图纸：P1-制订部门-零件类别-流水号/版次 体系/技术文件格式设计指南 手册、程序、三阶文件需使用封面； 手册和程序还需使用“文件修订履历”； 体系文件正文由公司名称、标题栏、正文组成。格式详见附录。 技术文件一般由公司名称、标题审批栏、正文组成。格式详见附录。 四、人力资源文控实施建议方案 四、人力资源文控实施建议方案 1 制定和执行文控制度/规定 制定和公布 “行政文件管控制度” (暂定名)、“行政文件格式设计和编号规则” (暂定名) ，且予以执行。 2 指定一名人员管理文件 3 定期/不定期的组织文控稽查 “行政文件管控制度” 需具备内容 1 行政文件的分类： 可分为公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南、公司级计划；公司级通知/通告/函件/决定；部门级规定/规则/规范/指南、部门级计划；部门级通知/通告/函件/决定；表单几大类； 2 行政文件的编号和格式： 按“行政文件格式设计和编号规则”执行； 3 行政文件的审批权限(会签范围)： 公司级制度、计划可由副部级人员编制，各部门会签； 公司级规定/规则/规范/指南可由主管级人员编制，主导部门会签； 部门级规定/规则/规范/指南、计划可由相关人员编制，无须会签； 以上三项均遵循逐级审核，隔级批准的原则； 通知/通告/函件/决定由职能归口部门拟定，遵循逐级审核，隔级批准的原则，必要时，可由总裁办批准，加盖公司印章； 4 行政文件的发放范围和方式 公司级制度、计划在内网上公布，发放