有效策划与召开会议.ppt

有效筹划和召开会议 一个组织要不要开会？ 会议是一个有组织、有目的、有计划、有针对性主题的沟通过程。 公司目前现状？ 会议效果、质量如何？ 您的建议？ 会议的作用 是促使各项必要工作得 以有效实施的途径； 是集思广益，实现决策民主化、科学化的重要工具； 增强凝聚力，培养团队精神； 增进了解，发现人才； 突出领导功能，展示领导才华。 会议的成本 参加会议的人数X每人每小时的平均成本 =每小时总成本X会议所需要时间 +筹备会议所需要时间、成本 +资料费用+餐饮+电费+场地设施租金+。。。 =？ ？ ？ ？ 会议的收益 您参加此次会议获得了什么？ 其它与会者又获得了什么？ 组织获得了什么或创造出了什么？ 会议的预期成果是否令您满意？ 收益〉成本 OR 收益 〈成本 会议的必要性 会议不是万能的，会议肯定不是越多越好，会议的成本。。。 其它途径：通告、传阅、电子邮件、布告栏 会议的实质和原则 实质：沟通（视会议类型而不同） 原则： 会而有议 议而有决 决而有行 行而有果 会议的分类 会议的准备 会议的目的 明确的目的有助于会议的筹划 使会议更加透明，且有助于将会议引导到进行讨论调控的轨道上来； 易于评价会议的效果 会议的计划（议程） 涉及哪些议题 每个议题或每次讨论的分配时间 各个议题由谁来提出 提前发放会议议程 会议与会者 领导人 会议主持人 发言人 记时员 记录员 把握会议进程 按时开始 遵循议程 休息后马上回来 保证会议有条不紊的一般程序（问题解决型会议） 界定需要解决的问题 对该问题进行会诊（鱼刺图） 探讨可行性方案 确定最终解决方案 把握结束时机 头脑风暴型会议的程序 用10分钟时间收集各种观点 及时记录各种观点 其他人不许进行批评与判断 与会者可以轮流发表自己的观点，也可以自由发言 可以在别人的观点的加以补充和发挥 此阶段不允许讨论 各种观点收集完毕，开始小组讨论并达成一致解决方案。 掌控会场纪律 会场中经常出现的不良现象： 会前未充分准备，轮到发言前忙于准备而未认真听别人发言； 会中接听电话，收发短信，甚至玩游戏； 打磕睡； 会中有会，三二人私下开小会； 未向主持人请示中途离场； 走神、开小差； 领导与协调技能 观察人们的一举一动 保持中立，至少保持客观性 塑造公平的参与气氛（驾驭垄断者） 重新表述散漫提出的问题和言语 抓住要点（节奏、探究、民意测验，记录） 协调不同观点 引导会议走向尾声 我们涉及了哪些要点？（与会者谈心得体会） 我们确定了哪些任务？（明确内容、责任人、截止日期） 总的来说我们实现了什么？（回应会议的目的） 会议的评价与改善 * 出席型会议 （单向沟通） 参与型会议 （双向沟通） 信息型 动员型 问题解决型 头脑风暴型 目的 计划 与会者 明天上午10：00在会议室开会 请安排好你的日程表，并准时参加以下会议： 日期：星期四 8月8日 时间：AM10：00—11：30 地点：第一会议室 目的：关于质量监控措施的决定 附件：会议议程以及关于主题A的报告 请在会议之前浏览该报告，并做好在会上讨论的准备 议程样本 时间 议题 方式 提出者 成果 1：15—2：00 市场营销计划 讨论 ? ? 2：00—2：15 六月份经营成果 发言 DDWong ? 2：15—2：25 休息 ? ? ? 2：25—3：00 广告活动 头脑风暴讨论 ? 制定新计划 3：00—3：10 配送措施 讨论 ? 决定谁做什么事 3：10—3：20 会议结束 签名 ? ? 鱼刺图（要因分析法） *