一 办公环境管理与维护.ppt

1见《秘书实训指导》，中国建材工业出版社，第33页。 2见《商务秘书实务与训练教程》，西南财经大学出版社，第三章，第42页。 3见《办公室事务管理案例与实务》，中国人民大学出版社，第1页。 一 现代办公布局的设计与设置 （一） 现代办公结构和布局 蜂巢型 密闭型 鸡窝型（或半开放型） 俱乐部型 蜂巢型 蜂巢型属于典型的开放式空间，自律性及互动性最小，属于例行性、重复性高而个人积极性极低的工作形态，适合朝九晚五或者24小时轮班的工作。办公室采用开放形态，同事间互动较少，这是比较传统的办公室规划。目前的这类办公室加强了现代通讯设备的运用，使工作进行更加便捷有效。 采用这一形态的典型工作包括银行、财务及行政人员、资料输入员和客服中心等。 密闭型 密闭型属于较为个人化的独立工作空间，自律度高而互动性差，适合个人化的、专注的及较少互动性的工作，而且工作时间及地点较不规律。这种办公室具有独立的单间，或是在开放空间中有较高的办公隔间，其中各种办公功能齐全，使个人工作时不受干扰。 这一类型的工作者包括会计师、律师、电脑工程师及公司管理层。 鸡窝型（或半开放型） 鸡窝型属于团队小组式的工作空间，自律性低但互动性高。办公空间通常为开放空间或独立的组群房间，每个人有固定的工作桌和电脑，复印机及其他办公设备则共享，其中还包含共用的洽谈桌或会议桌等讨论空间。 这一类型的工作者有设计小组、研发团队、多媒体部门、保险业务人员等。 俱乐部型 俱乐部型属于同时兼具个人和团队合作、经常需要小组讨论的工作，而且工作时间长，地点也不限，适合于高自律性和高互动性的知识工作者。因此，办公空间可以根据不同的任务编组作调整，采用分享的规划观念。在这一形态中，个人座位并不固定，但注重私密性，使个人工作时不受干扰。会谈区可以容纳少数或多数人共同讨论，而且这类会谈区并不仅仅限定在会议室等固定区域，当个人研究遇到问题，可以在吧台、用餐区或者舒服的沙发上进行讨论。 适合此类型的工作有广告、媒体、公关、网络、管理顾问等公司以及各类公司的创意部门。 （二） 现代办公空间的设计原则 对企业类型和企业文化的深入了解 对企业内部机构设置及其相互联系的了解 前瞻性标准 舒适性、方便性标准 环保性标准 安全性标准（物质安全、信息安全） 对企业类型和企业文化的深入了解 只有充分了解企业类型和企业文化，才能设计出能反映该企业风格与特征的办公空间，使设计具有个性与生命。 对企业内部机构设置及其相互联系的了解 只有了解企业内部机构，才能确定各部门所需面积和规划好人流线路。事先了解公司的扩充性也相当重要，这样可使在迅速发展过程中不必经常变动办公流程。 前瞻性标准 尽量兼顾公司发展规划需要的前瞻性 尽量兼顾办公技术发展的前瞻性 舒适性标准 光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以对一个办公室来说，很重要的一点就是舒适整洁 1、温度：最适宜健康的工作温度是15~20℃。 2、湿度：最适宜的湿度为40%~60%。 3、空气流通：需要45立方公尺/人/分的新鲜空气。 4、空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。 方便性标准 办公室的应该力求方便，争取时效，如相关的部门应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的迂回穿插，便于工作的协调和同步进行。 环保性标准 应该在办公室设计中尽可能的融入环保的原则和概念。如使用环保材料、降低空间能耗等等。 安全性标准 确保人身财产的安全 确保信息的安全 （三） 具体的布置要点（以大间办公室办例） 使用统一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。 二 秘书对办公责任区的管理与维护 秘书应管理的三个办公责任区 上司办公区 个人工作区 公共工作区 1 对上司办公区的管理 开窗换气、调好空调温度； 给绿色植物浇水、清除残枝败叶； 桌面文件整理、办公用品检查； 准备饮料、茶叶或咖啡； 搞好清洁卫生。 2 对公共责任区的管理 自觉并协助、督促各成员爱护公用设施，遵从节约原则，维护区内清洁。 及时清除区内潜在安全隐患。 及时消除办公设备故障。 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要