如何做一个会议高手.ppt

會議高手 ——深度會談之藝術 目 錄 …….前言 …….成功的會議 …….會議管理 …….與會規則 …….主席的職責與注意事項 …….如何開場、結論、使別人 願意發言及發問的技巧 目 錄 …….傾聽與記錄的技巧 …….主席的工作——促動 …….會議中的問題 …….如何發言 …….報告的種類 目 錄 …….論證的誤導 …….感覺與事實 …….抱怨的種類及如何抱怨 …….主持會議的原則 ……. 慶祝與檢討 會議是學習型組織的修煉場 ——深度會談的藝術 會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事. 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式. 會 議 內 容 會議主題 會議目的 議程 決議 成功的會議 有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完 成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全 感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健 全發展。 效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預 定的時間內完成開會,這就是效率。 學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。 會議的管理 會議的成本 會議召開的時機 重要的、緊急的議題 需要集思廣益的 無法私下協商的 與會的資格 了解實況的人 有權做決定的人 重大關係的人(執行者或關心此會議的人) 會議通知需知 會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集 時間 地點 議程:應包含開會預定結束時間 準備資料 與會人員 主辦單位 會議通知範例 決議追蹤 什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告? 議 程 設 計 由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 與 會 規 則 要守時,堅持到底 要做事前準備 針對主題主動發發言,簡短扼要 對事不對人,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發言 用積極的話代替消極發言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 主席注意事項 獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。 優柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。 加入衝突——應站在中立的立場來化解衝突。 操控議程——應依照流程引導會議的進行,不可一人 操控整個會議的議程。 如 何 開 場 背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人 員自我介紹,並說明對會議的期待,以 促進與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程:會議中欲討論之事項及其先後順序 和預估時間。 會議期待 開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油! 如 何 總 結 宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項 如何讓大家願意發言 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。 發 問 的 技 巧 開放與封閉 空投與指定 傾聽的技巧 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒 記錄的技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數字 運用key word 列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向 一言以蔽之 主席的工作 發言的促動:讓大家想發言,並