第03讲 时间管理.ppt

第五讲 时间管理 探讨——10分钟能做什么？ 我们到底有多忙？ 认识时间管理 认识时间管理 认识时间管理 认识时间管理 认识时间管理 认识时间管理 五代时间管理 第二章 时间管理不当的原因 1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客（意外事情… 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议 第三章 如何高效管理自我时间 列出时间清单 排列时间次序 制订时间计划表 制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性 第四章 时间管理的两个有效工具 周工作计划/小结表 效率记事本(每日事件安排表) 月 周工作计划/小结表( 月 日至 月 日) 日工作计划表( 月 日) 习惯的培养 每日计划表 必须做的事情—— 1、 2、 3、 …… 应该做的事情—— 1、 2、 3、 …… 能够做的事情—— 1、 2、 3、 …… 培训内容回顾 你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的原因 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 时间管理推荐书目 抢在时间前面的七条捷径 别让猴子跳回背上 把握今天想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入＄86,400， ?可是每天的帐户余额都不能结转到明天， ?一到结算时间， ?银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。 ?这种情况下你会怎么做？ ?当然， ?每天不留分文地全数提领是最佳选择。?你可能不晓得， ?其实我们每个人都有这样的一个银行， ?她的名字是「时间(TIME)」。 ?每天早上「时间银行」总会为你在帐户里自动存入86,400秒； ?一到晚上， ?她也会自动地把你当日虚掷掉的光阴全数注销， ?没有分秒可以结转到明天， ?你也不能提前预支片刻。 如果你没能适当使用这些时间存款， ?失掉的只有你自己会承担。 ?没有回头重来，也不能预提明天。 ? NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE NOTE 为了说明这个问题，我们再来介绍一个概念——优先矩阵 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 好，我们回顾一下我们上周都做了哪些工作，把它们放在《优先矩阵》中，并写出所花时间的% 四个象限之间的关系是：如果不花时间在第二象限，那么则会增多第一象限的事情，如平时不关注健康，则会发生疾病，平时不注意设备的维护，则会发生故障，如果平时多多关注客户，则会避免客户的投诉。如果注意力总是放在第一象限和第三象限，则你会处于应变的状态中，如果你有意识调整你的注意力将其放在第二象限，则你会从应变状态转变到制变状态。所以我们应该多投资时间在第二象限。 我们不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯，但要强调的是，在编排行事的次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。因此我们处理事情的顺序应按照M1—M2—M3—M4的顺序。 紧急情况会在毫无预警的情况下发生，而且要马上采取行动，以避免造成严重的后果。这种危机的处理工作，称为“救火”。真正的紧急事件必须立即处理。 如果能尽早计划避免紧急事件的发生是最理想的。如果你觉得自己总是化很多时间救火，就请以一星期或一个月为期，将这段时间发生的紧急状况一一记录下来，找出失火的地点及造成的损失，明确纵火犯、救火员是谁？找出每件危机的原因、行动及处理结果。然后比较各种情况，看看是不是有固定模式可循，经过分析后你可以采取某种培训、给予适当建议、设定适当的控制方式。 当危机发生时，应将受影响的时间减至最少： 1、保持冷静：在压力下解决问题 2、将主要的考虑独立出来:决定哪些损失可以忍受，哪些损失则一定要避免。你的目标是要解决问题，在不造成重大损失的前提下将事情处理好。 3、尽快恢复正常： 4、从每次危机中吸取教训： 为使大家更全面的了解掌握时间管理方面的知识和技巧，特向大家推荐如下书目： 哈佛MBA经理手册（时间管理、业务管理、谈判能力与技巧） 企业管理版 时间管理学 中国城市版 时间舵手（成功认识的时间管理术） 时事出版社 80/20法则 中国城市版 白领职业教程（工作计划、时间运筹）