INVEGA之夜策划案.ppt

* 乾清厅 * * 798工厂内DPARK时尚设计广场-A座中央大厅 入口 VIP室 大厅 晚宴场地推荐一 “北京时尚设计广场”（D-PARK）是798艺术工厂中最具代表性的创意园区之一，具有浓厚的艺术氛围，非常适合晚宴、发布会类型的活动 * * 晚宴场地推荐二 “798 时态空间” “798 时态空间”是798艺术区内面积最大,空间高度最高的现代文化，艺术，商业空间。 适合活动类型： 时装表演、产品推介会、新闻发布会、联谊会、大型会议、各种公关PARTY、大型演唱会等等； 外墙 大厅 * * * 方案目录 INVEGA之夜 活动管理 品牌信息及活动概况 活动报价 活动策划 * 活动管理及团队 签到管理 场地及餐饮管理 第三方及相关人员管理 危机管理及其他 精彩呈现 源于完美执行 * 车辆及签到管理 活动管理 签到管理 专门的工作人员协助负责来宾签到及发放会议资料； 解答嘉宾提出的常见问题，如遇无法回答的问题，可请来宾稍候，立即向相关负责人询问，将答案告知来宾，或请负责人出面解答客人的问题； 安排独立的VIP休息室，并提前确认胸花、茶水的到位摆放，及房间清洁等细节； 在VIP室门口安排2个礼仪小姐或专职的接待人员负责接待VIP客人； 设置明显的指路标志，指引VIP客人到休息室签到或休息； 协助客人佩戴胸花，VIP胸卡； 协助维持VIP休息室的秩序，确保VIP贵宾在舒适、 安全的环境中参加会议，确保活动进行； * 场地及餐饮管理 活动管理 酒店协调 场地管理 提前与场地负责进行沟通，协调所有相关的场地事宜； 及时将场地的各项特殊要求及条件反馈给诺和诺德负责人； 提前了解场地的电力限量，消防通道位置，货运通道位置，并将这些信息传达给搭建商和AV提供商； 确认进场时间，并通知和协调搭建商和AV提供商的时间； 前期将最终施工方案与场地沟通，确保搭建顺畅实施； 进场前与电力、工程、消防、保安、物业、保洁等相关部门开沟通会，制定应急方案； 指定现场唯一沟通人，协调相关场地问题； 与场地协调午餐时段安排，垃圾处理等问题，达成共识； * 餐饮管理 提前安排好就餐形式，活动前根据大致预估用餐人数与供餐方协商最低保证人 数，并要求做最大备餐可能，在保证参会嘉宾得到周到照顾的同时，避免预算浪费。 用餐沟通： 安排专人就用餐方面进行沟通，并现场把控上菜时间 特殊安排： 对于个别有用餐需要的客人，准备可选择的备选菜单 * 搭建制作物管理 严格控制制作时间及工期； 充分沟通，调整设计方案；按照物料清单核对设计，以避免缺失； 与制作人员沟通，确保制作、搭建顺畅； 注重细节，完美呈现； 告知场地情况：进场时间；电力限量；货运通道位置；停车位；施工人员证件办理手续；场地相关负责等； 制作负责人负责进场时与场地协调，保证搭建完成后剩余物品的有序摆放，注意避让消防通道； 严格控制搭建时间，确保在规定完工时间前清理现场，一次彩排前现场、人员都进入正式活动状态。 * AV管理 与AV团队沟通，了解相关信息和要求； 确认进场时间，通知AV供应商及提醒相关事项（如，准备进场押金，施工证等）； AV负责人负责进场时与场地协调，保证搭建完成后剩余物品的有序摆放，注意避让消防通道； 配合客户要求进行调试，彩排； 提前与演讲人测试演示用麦克、激光笔及相关AV设备； 要求AV公司于活动当天早上尽早就位，再次调试设备，准备活动开始； 退场时提醒AV断电； 在活动结束前，协调AV公司清点撤展设备数量，联系场地保安部开出门条，会后交给AV人员撤场，同时检查现场的收尾工作。 * 第三方及人员管理 活动管理 摄影摄像管理 摄影、摄像管理 推荐专业的摄影、摄像人员； 拥有专业的摄影背景及相关服务的经验，能够领会活动内容； 在活动结束后当天提供光盘（摄像Beta带及AVI）两种形式的活动记录资料。 摄影/摄像师的管理 在活动前2周通知摄影摄像活动时间、地点，并确认所需设备 活动前一天到达赛场，接受培训，熟悉场地，熟悉流程，特别是VIP客人； 安排机位，参加彩排，熟悉特殊环节； 再次确认摄影摄像的到场时间，及着装事项； 活动当天确认摄影摄像提前到场准备，提醒需注意的事项，如： a.拍摄的公司logo必须完整； b. 场地布置的全景拍摄：签到及相关布置、指示及装饰系统等都要有独立的照片，便于归档管理； c. 有些贵宾及演讲人不喜欢闪光灯不停直射干扰等个人要求； * 主持人管理 提醒MC提前到达比赛现场，参加彩排； 配合AV调试人员，测试主持音量大小； 熟悉MC主持稿，提醒一些专业用语的发音和会议主持中的一些注意事项；主持尽量脱稿完成； 如果活动流程发生变化，应及时通知MC做调整。 * 礼仪及兼职管理 活动开始前一天，宣亚将带领礼仪人员熟悉场地，做会前培训、沟通，部署各岗