借款和报销管理制度.doc

前言： 本制度制定的目的是为了指引员工按规章制度办理借款、报销业务，加强责任人的成本意识，有效控制成本费用，将借款、报销的核准权与KPI责任人盈利情况对等起来。 责任的体现在于年度业绩成果表，只有签订年度业绩成果表的责任人，才有KPI财务资金费用来源，才有借款、报销费用审批权。KPI责任人核准费用支出，视同借款，视同从其资金账号支出该笔费用。 每个分公司设立四类标准账户：分公司机构账户、分公司总经理账户、分公司销售经理账户、分公司客服经理账户。每个账户独立运营，独立考核，与KPI财务维度指标值相对应。 其他机构参照分公司的帐户设立原则执行。 一、借款管理制度 1．借款原则 本公司只接受公司内部部门经理及以上职位KPI责任人的借款申请；项目经理在签定了项目KPI指标责任书的，可以办理借款申请（KPI责任人以下简称借款人）。借款人借支的资金必须符合使用范围，不得挪用、私用。 本公司不接受非因公原因的私人借款。不接受公司外部单位和人员各种原因的借款。 本公司不允许借支空白支票。 本公司借款原则是“前账不清，后账不借”。“前账不清，后账不借”是指前次借款逾期未销账（或未将报销单据交财务验收）的情况下，原则上不给予借款人办理新借款。如借款人坚持再借，新借支款项所创造的效益，必须能够弥补其未清借款的金额，且此类借款的审批权限提升一级。 2．借款凭证 借款人必须正确填写《借款单》的内容（包括客户名称、项目阶段、里程碑、预期达成成果、借款用途和金额等，详见附件《借款单》及填写说明）。 3．借款手续 借款人可以亲自办理借款手续，也可以书面委托他人办理。借款人无法亲自办理借款手续的必须出具《借款委托书》存放在会计部。如属外出项目管理及施工人员，确实无法亲自办理借款手续，可通过OA方式申请，委托会计部费用助理代为办理借款手续，并由出纳通过网银转账到借款人工资卡账户（或借款人指定银行账户）。 4．借款额度与支付方式 项目销售费用是指项目在售前、售中、售后阶段发生的所有费用。销售费用借款额度按照售前、售中、售后阶段进度里程碑对应的比例进行控制。 售前费用是指项目在潜在、商机、目标、立项、投标、中标、谈判、合同、回款阶段发生的所有费用，具体标准按照附件《项目售前费用额度标准》执行。 售中费用是指项目在初始、计划、进场、实施、调试、投产、初验、终验阶段发生的所有费用，具体标准按照附件《项目售中费用额度标准》执行。 售后费用是指项目在保内、保外、保外1阶段发生的所有费用，具体标准按照附件《项目售后费用额度标准》执行。 产品开发费用按立项申请通过后的费用额度标准执行。 4.1 差旅费 因公出差的费用（机票、车船费、住宿费、交通费）可以借支现金。差旅费每次借支的额度不得超过借款人的月薪酬额。差旅费的具体借支标准参照附件《差旅费执行标准》执行。 4.2 材料采购费 材料采购费是指各种原材料的采购支出，材料采购费须事先申请，原则上材料采购费必须通过公司会计部办理银行转帐或支票支付，单批采购额在1000元以下的零星材料采购费可以借支现金。 4.3 资产采购费 资产采购费是指购买除原材料以外的各类物资的采购支出，资产采购须事先申请报批，由公司统一采购，原则上资产采购费必须通过公司会计部办理银行转帐或支票支付，采购额在1000元以下的资产采购费可以借支现金。 4.4 外包工程费 外包工程费是指将本企业的工程项目委托其他企业负责实施而产生的费用。此类借款时必须同时提交《外包工程合同》作为凭证，原则上不能借支现金，必须通过公司会计部办理银行转帐或支票支付。 4.5 运杂费 运杂费是指按照合同约定运输货物的发运费用以及快递费，运杂费严禁办理货到付款手续。运杂费的标准为铁路普块或邮件包裹，提升运杂费标准的由借款人承担费用。按月结算的运杂费由会计部办理银行转账支付，零星运杂费可以借支现金。 4.6 业务招待费 业务招待费应严格控制使用，报销时将对象、地点、时间、我方参与人员、理由在附件《费用支出明细表》附后说明。业务招待费可以借支现金。 4.7 投标保证金 投标保证金借款视同个人借款管理，交纳后在十五个工作日内，必须将正本的收据寄达会计部存档，借款人应按期主动清理催收。因特殊情况逾期无法清理的，应以书面形式由主管领导核实，报总经理批准后交会计部处理。对于逾期不清还款项又无客户正本收据，会计部有权采取必要的清偿措施，并视同为未清个人借款。原则上投标保证金不能借支现金，必须通过公司会计部办理银行转帐或支票支付。 4.8 办公费及其他 办公费、项目房租水电费、资产保修维修费、资质办理费、产品检测费、网电通信费、人工费，可以借支现金，如收费方是企业单位且费用金额超过1000元，原则上必须办理银行支付。 5．借款审批流程 部门负责人（KPI盈利）→财务复核→财务办理支付 经办人