行政管理之印章管理幻灯片.pptVIP

(二)介绍信的管理使用 1．介绍信的填写要求。 (1) 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。 (2) 要填写有效限期。介绍信上一般都有“有效期：X年X月X日止”字样。不可不填。 (3) 办公室工作人员要对开出的介绍信负责。 (4) 介绍信开出后未用，应交回保管人员，粘贴在存根上。 (5) 严禁将印章带出机关或在空白介绍信上加盖印章，在印章使用时出现问题，按“谁批准，进负责”的原则追究责任，严肃处理。 2．介绍信的印制和保管。 正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，须与公章同等重视，不可缺页或丢失。 3．介绍信的开具。 (1)开介绍信要经过一定的批准予续。 (2)使用单位的介绍信，须经单位的领导人或办公室负责人批准。 (3)严禁开具空白介绍信，同时，严格控制盖有印章的空白凭信、介绍信外流。 4．介绍信的使用。 (1)凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时，应由秘书自己填写领用人姓名、身份、去何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。于落款处及骑缝章上应加盖两次公章。 (2)使用介绍信要有明确的规定，即什么事由谁批。超出规定范围的，应先请示而后办。 (3)对于一些下属部门较多的单位，办公室工作人员为下级机关换开领导机关介绍信时，要把好关，必要时。应交单位负责人审批。 （三）建立完善的印信管理制度 既然印信管理在实际工作中具有这样重要的作用，其使用也有十分严格的程序要求，所以，制定严格的印信管理制度是十分必要的，它对于保证印信在实际工作中的规范使用，保障单位或者公司的合法利益和工作的正常运转，都具有十分重要的意义。 第三节 值班管理 本节我们将要学习值班工作的一些基本知识，包括值班工作的职责、制度要求、对值班人员的工作要求等。了解值班工作中接待来访客人和处理突发事件的一些程序，掌握编制值班工作表，合理安排值班工作的技能要求。 一、值班工作概述 值班，是指各类企事业单位，在一段时间内，由专人担负处理全部工作的方式和制度。作为办公室的一项重要事务，值班工作具有明显的岗位责任性质。 (一)值班工作的特点 值班工作有两个显著的特性 (1) 连续性。在各重要单位，值班工作可以轮流，但不能间断。 (2) 应急性。在值班工作中．值班人员可能有时会临时接收、传达上级的指示，可能处理内部的突发事情，要完成领导临时交办的事项。这些工作的具体内容一般都是事先不知道的。 （二）值班工作的意义 (1) 值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞，是一个单位的枢纽工作，起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示及时传达，保证本单位发生的重大紧急事情能够及时反映，及时处理，保证工作顺利进行的作用。非工作时间和节假日，值班工作的这种作用表现得尤为明显。 (2)出于值班工作要经常应急处理一些重要工作，在一定意义或者一定程度上来说，值班工作代表了本单位的工作，值班人员是本单位的总代表。值班工作的好坏，将直接反映和影响上下级之间、左右平级机关之间、领导和群众之间的关系，直接反映着本单位的精神风貌。 (三)值班工作的职责 (1) 通讯联络。 (2) 承办各种交办的事项。 (3)负责公务接洽和来访接待工作。 (4) 处理突发事件。 (5)安全保卫。 (6) 编排总值班表。 （四）．值班工作的主要内容。 (1) 记录工作 一是值班电话记录。 二是值班接待记录。 主要记录的内容为：来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等。参见“值班登记表”： (2) 记好值班日志。主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。 参见：值班日志 (3)做好信息传递。 （五）值班工作的组织形式。 (1)设有专门的值班机构。 (2)首长电话值班室。 (3) 工作人员轮流值班。 (4)专兼职值班相结合的形式。 ? （六）值班工作的要求。 对值班人员的工作要求包括： (1)确立服务思想