第七章日常交易.ppt

日常交易處理 壹、SAP文件 貳、過帳 參、更改及迴轉文件 肆、循環分錄 伍、應計分錄 陸、特殊過帳觀念 柒、日常過帳的帳目分析 捌、工作清單 玖、外幣處理 拾、暫存文件 拾壹、應用程式 壹、SAP文件(Document) SAP Document之原則 在SAP R／3所有模組中交易產生的文件均稱為Document（文件）；FI的文件即『傳票』。 每一項交易至少被記錄一份文件（一筆交易可能有一份以上的文件），每一份文件都有各自的文件編號。 文件編號來源： （1）由系統指定，但要限定範圍。 （2）外部指定：由使用者於輸入文件時輸入。 SAP Document之原則 SAP R/3連結各相關系統的文件，因此，在前端資料建立後（如MM），FI的文件會自動產生，自動過帳。 若不影響FI，則不會產生FI文件，譬如發出採購訂單，採購訂單是一份文件，但它並不影響財務狀況，故不會產生FI文件。 會計文件 會計文件可分為兩部分： 標頭(Header)：有關文件管理的資料，如：文件編號、過帳資料、公司碼等。 借貸項(Line Item)：指會計分錄中的借貸項，每一交易最少有兩個借貸項(Line Item)，借貸需平衡。 文件種類（Document Type） R/3的會計文件是透過文件種類來管理。文件種類置於每一文件的標頭部分。 文件可透過文件種類加以預覽、排序及存檔。 R/3中有預設的文件種類，但也可以建立其他文件種類。 文件種類為其內部的文件提供編碼範圍。 文件種類（Document Type） 文件種類定義該文件及所允許的帳戶種類(Account Type)，在R/3中有5種不同的帳戶種類，分別為： D Debitors (顧客) K Creditors(供應商) S G/L Accounts(總分類帳帳戶) A Assets(資產) M Materials(物料) 文件代碼範圍 文件代碼範圍應依企業需求而設立。 文件代碼範圍可由內部指定（系統產生）或外部指定（使用者輸入）。 系統中保留部分編碼範圍供特殊用途。 貳、過帳(Posting) 過帳鍵(Posting Key) R/3中由過帳鍵代表借貸雙方，並指定帳戶種類(Account Type)及欄位狀態(field status)。 每一個借貸項(Line Item)只能輸入一個過帳鍵。 過帳鍵決定借貸項(Line Item)是屬於借項或貸項，因此過帳時不需使用其他指標辨別借貸。另過帳鍵也決定可容許之帳戶種類與欄位狀態。 有效過帳期間 (Valid Posting Periods) 通常一個月為一期，一年有12個過帳期間，R/3中另有最多四個特殊結帳期間，以供會計年度結束後，繼續進行結帳工作或應付會計師要求調帳時用的。 審計軌跡(Audit Trail) 文件過帳後，一旦發覺有異，系統提供向前追蹤相關帳目與文件的功能。 將文件過帳時要求輸入的項目： 日期與會計期間 公司碼 貨幣別 文件種類 過帳鍵 金額 帳戶指定欄(Account Assignment) 文件過帳的四個日期： (1)文件日期(Document Date) (2)過帳日期(Posting Date)：通常為現在 (3)換算日期(Translation Date)：以外幣過帳的匯率日期 (4)資料輸入日期(Entry Date)：已過帳文件的輸入日期 文件過帳—貨幣 R/3中通常存有交易貨幣及當地貨幣，另外可儲存兩種其他貨幣別。 交易貨幣：交易過帳的貨幣。 當地貨幣：公司碼中的貨幣種類。 文件過帳——會計帳戶 每一個借貸項(Line Item)必須有一個會計帳戶，它可以是總分類帳帳戶或是明細帳帳戶。 過帳鍵使用的帳戶種類可辨別該帳戶為總分類帳帳戶或是明細帳帳戶。 重要的標準文件類型 R/3中預先建立了通用的文件類型： DR 顧客發票(Customer Invoices) DG 顧客貸項通知單(Customer Credit Memos) DZ 顧客付款(Customer Payments) SA 總分類帳過帳(G/L Account Posting) KR 供應商發票(Vendor Invoices) 重要的標準文件類型 R/3中預先建立了通用的文件類型： KG 供應商貸項通知單(Vendor Credit Memos) KZ 顧客付款(Vendor Payments) KN 供應商淨發票額與貸項通知單(Vendor Net Invoices and Credit Memos) AB 一般文件(General Documents) 文件過帳——帳戶指定欄