管理B文件控制程序.doc

程序文件 B2-1 文件控制程序 第 PAGE 3 页 共 3 页 版次/修订状态：A/0 日期2004.4.1 文件编制 审批 发放 使用 更改 作废 编制、审批权限、 发放范围 有效 更改权限 处置 文件标识 手续 版本 手续、标识 保留 1 目的 对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。 2 范围 本程序适用于“溶剂型木器涂料产品强制性认证工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。 3 职责 3.1 总经理负责《质量手册》的批准。 3.2 质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。 3.3 办公室负责质量体系文件的控制。 3.4 生产技术科负责技术文件的控制。 4 程序 4.1 文件受控状态的分类 4.1.1 受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版 等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。 4.1.2 非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件 4.1.3 受控文件应加盖“受控”字样章。 4.2 文件的编写 各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。 4.3 文件的审批 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。与质量管理体系有关 的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。 4.4 文件的发放 4.4.1 由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。 4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续 4.4.3 对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。 4.4.4 因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回 (非受控状态的不予以追回)。 4.5 文件的更改与换版 文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。 4.6 文件编号 4.6.1 A（或B、C、D）”表示A、B、C、D四层文件。 4.6.2 A层文件 编号： A XX —XX 文件发放册数按发放顺序排列 文件编号 4.6.3 B层次文件 编号 B XX —XX 同4.6.2 相应手册条款号 C层次文件 a）作业文件 编号 C XX—X—XX 同4.6.2 同一条款多个文件按顺序排列 相应条款号 b）本公司其它文件 编号： C.管 XXX—XX 同4.6.2 不同文件按顺序排列 管理性文件 c) 外来文件 其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX），按发放顺序排列。 其二，其他外来文件按以下规则编号 编号： C.外 XXX —XX 同