管理信息交流控制程序.doc

信息交流控制程序 文件编号： 批准： 审核： 制订： 实施日期： 006-0 版本号/修订次数：B/0 信息交流控制程序 文件编号： 更多免费资料下载请进： HYPERLINK 好好学习社区 1、目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈公司内部管理体系相关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2、适用范围 适用于本公司内部信息的传递与处理以及与外部各方的信息交流。 3、职责 3.1各职能管理部门例如生产、采购、营销、设备动力、行政人事等都要负责工作范围内相关信息的收集、传递与交流。 3.2 品质管理部负责统筹品质、环境安全、环境物质管理相关的内外部相关信息的处理；负责建立信息库，保存和管理相关信息。 4、工作程序 4.1 信息的分类 4.1.1 外部信息 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； 政策法规标准类信息，如环境法律、法规、条例，环境管理物质的标准、法规、要求，产品或行业相关标准等； 相关方反馈的信息及其投诉等。相关方指顾客、工程或项目合同方、分包商、供应商、废物收购方、运输公司等； 其他外部信息如各部门直接从外部获取的有关质量、环境安全、环境管理物质、技术等方面的信息。 4.1.2 内部信息 正常信息，如方针、目标、指标、检验、监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等； 不符合信息如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施处理单等； 紧急信息如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录； 其他内部信息（如员工的建议等）； 有关环境管理物质的识别、判定、变更、管控等信息的传递，其中环境物质不合格品、具有环境管理物质的设备部件的异常缺损故障等信息必须在24小时之内向管理者代表、最高管理者和顾客汇报。 4.2 信息的收集和处理可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。 4.2.1 外部信息的收集与处理 行政人事部负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并负责传递到各相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。 政策法规、标准类资料信息由行政人事部、品质管理部等对口部门负责收集、更新、整理并报文件控制中心保管，详见《法律、法规与其他要求控制程序》、《环境管理物质法律、法规程序》及《文件控制程序》。 工程或项目合同方、物资采购供应方、废物处理或收购方、运输公司等由各相关职能部门进行信息沟通。对其环境施加影响，详见《对相关方环境施加影响管理程序》；对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制程序》，当对方有要求时应在一周内给予答复；上述各方反馈的其他信息，可以《信息联络处理单》的形式传递给品质管理部组织处理。 各部门直接从外部获取的其他类信息如质量、环境技术或管理信息等由各部门负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 涉及本公司重要环境因素需要与外部交流的处理，接收部门必须将交流内容在《信息联络处理单》记录并及时向品质管理部传递。品质管理部根据交流内容组织相关活动，保持与外部联系。 品质管理部应该主动、定期的获取品质、环境安全、环境管理物质相关的国内外法规、标准、行业规范等信息，并及时进行适用性评价和作出相应的对应； 采购部应该将公司的有效的品质、环境安全、环境管理物质要求信息及时传递到公司的供应商、合作方等相关对象，并由此获取相应的资料（包括工程变更信息）信息； 客户有关品质、环境安全、环境管理物质要求的讯息由市场部和品质管理部从客户端获取后，及时反馈给最高管理者，并作出对应回复。涉及到产品和工程变更信息应优先进行传递。 4.2.2 内部信息的收集与处理 行政人事部和品质管理部按相应程序文件的规定传递品质、环境安全以及环境管理物质体系的方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息；各部门依据相关文件规定直接收集并传递日常正常信息。 不符合项信息的处理依据《纠正和预防措施控制程序》 紧急环境信息由发现部门迅速传递给行政人事部和品质管理部组织处理，并执行《应急准备与响应控制程序》 其他内部信息，提供者可以《信息联络处理单》反馈给品质管理部处理。 4.3 信息库的建立和应用 4.3.1品质管理部负责建立本公司的品质、环境安全、环境物质信息库，汇集各方反馈的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，并进行分类整理，制成索引，确