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IS9000质量管理体系 文件的编写方法 主讲：李建毅 深圳市树乔木企业管理顾问有限公司 一、相关标准（规范）管理文件的基础 先有事实，才有管理文件。 以事实做为管理文件的内涵。 以平常心做平常事。 标准要求为最低标准。 一切以客户要求为标准。 二、相关标准（规范）管理体系文件策划 熟悉并了解相关标准（规范）条文要求。 了解现有运作制度与书面文件。 区分规划管理文件阶层架构。 规划文件内容，文件架构标准化。 三、管理体系文件的类别 1．管理方针 管理方针是“由组织的最高管理者正式发布的该组织的总的管理宗旨和管理方向”。 三、管理体系文件的类别 2．管理目标 管理目标是“在管理方面所追求的目的”。 三、管理体系文件的类别 4．程序文件 程序是“为进行某项活动或过程所规定的途径”，是提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件中的一种。 三、管理体系文件的类别 5．作业指导文件 这类文件是对管理手册、管理计划或程序文件的补充。例如： a) 规范：阐明具体要求的文件； b) 指南：阐明推荐的方法或建议的文件； c)?图样：给出操作依据的文件；等等。 有时把上述这类文件泛称为作业指导书，它们是提供如何一致地完成某项活动的信息文件。 三、管理体系文件的类别 7．记录 记录是“为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件”。 建立清晰的管理体系文件结构，有助于体系运行的有效性。与标准要求的文件相对应，管理体系文件按管理方针和目标、管理手册、程序文件、作业指导文件、记录等文件类别形成分层结构。 四、管理体系的结构要求 不同规模和不同类型的组织建立不同管 理体系文件 四、管理体系的结构要求 例如： 1．中、小型组织 体系文件结构图 管理手册 （可包括方针和目标） 程 序 文 件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 四、管理体系的结构要求 例如： 2．大中型组织 体系文件结构图 管理 方针与目标 管理手册 程 序 文 件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 管理计划 四、管理管理体 系的结构要求 例如： 2．大型、 集团组织 体系文件 结构图 管理方针 、管理目标 公司管理体系概述 分方针 、分目标 分公司管理手册 程序文件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 分方针 、分目标 分公司管理手册 程序文件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 分方针 、分目标 分公司管理手册 程序文件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 分方针 、分目标 分公司管理手册 程序文件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 分方针 、分目标 分公司管理手册 程序文件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 分方针 、分目标 分公司管理手册 程序文件 支持性文件 （如规范、作业指导书等） 记 录 管理计划 ?（一） 管理体系文件编制的总体要求 1．总体上应充分反映标准的要求。 2．应根据组织的类型和规模、产品和过程的复杂性、 顾客和法规要求、人员能力，确定所需文件的多少和 详略程度及使用的媒体。 3．内容上应满足顾客明确的需要和隐含的需要： 4．表达的信息应清楚，符合逻辑。 5．语言文字的运用应规范： 五、管理体系文件的编制要求 五、管理体系文件的编制要求 （二）管理体系文件的特性 1．管理体系文件的系统性 2．管理体系文件的法规性 3．管理体系文件的唯一性 4．管理体系文件的适宜性和适用性 六、体系文件编制应注意的问题 a) 手册统一由专人代表(如管理者代表）制定； b)其它体系文件按分工由职能部门制定； c) 编制文件汇总表； d) 层次接口，文件间协调，可操作性； e)?法规性：是实施管理的行为准则和法规文件,满足国家及其它法规的要求； 七、 各类管理体系文件编制要点 1．管理手册 管理手册通常至少应包括或涉及：管理方针；影 响管理的管理、执行、验证或评审工作的人员职 责和权限；管理体系程序和说明； b) 管理手册在深度和形式上可以不同，以适应组织 需要； 七、 各类管理体系文件编制要点 A 文件化的程序中通常包括活动的目的和范围；做什 么和谁来做，何时、何地和如何做5WIH；应使用什 么材料、设备、文件；如何对活动进行控制和记录。 注：WHY 为什么