智元软件公文审批系统用户使用手册.doc

智元软件公文审批系统 用户使用手册 产品名称：智元软件公文审批系统 当前版本号：V2.0.0.2 产品代号：SmartFlow V2.0 （SmartSys Official Document Approve System） 桂林智元软件工程有限公司 2005年12月 第一部分 公文传输 1.1 发布文件 第一步：登陆系统 打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入公文审批系统地址，出现如下登陆界面，如下图所示。在页面中输入用户名和密码，点击“进入”按钮，登陆系统。 第二步：发布文件 登陆系统成功以后，点击界面上方菜单栏“后台管理”，进入后台的公文传输，点击左边导航栏的“发布文件”出现如下图界面。选择文件接收单位，填写文件标题、法文字号、类型、简介、添加正文附件等信息，点击界面右上角的“提交”按钮，文件发布完成。 1.2 签收文件 提示助手 每次进入系统后，在待办公文界面右下角“提示助手”中，如果有新文件需要办理，“提示助手”会及时弹出提示用户。 方法一 第一步，用户进入系统后，会在待办公文—公文传输栏目列出未签收的文件表，在文件列表的最右边栏“签收情况”中有“点击签收”字样显示。 第二步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓名和密码对话框，如下图。 输入正确的签收人和反馈内容后，点击提交，完成公文的签收，出现如下图示，查看公文； 第三步，公文正文内容不直接在网页中显示，需要用户自己打开后查看或打印。在正文区域中双击文件图标即可打开文件。如下图所示： 第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到待办公文列表界面，可看到该文件已不在待办公文区中显示，已转为已办公文中，并且签收状态变为“已签收”。 方法二 第一步：用户进入系统后，点击菜单栏的“公文签收”栏目，进入公文签收主界面。 第二步：点击未签收文件的标题链接，进入查看未签收文件的信息，如下图所示： 第三步，点击右上角的“此文未签收”按钮，弹出输入签收人和反馈信息对话框，输入正确的签收人和反馈内容后，点击“提交”按钮，完成公文的签收。 第三步，公文正文内容不直接在网页中显示，需要用户自己打开后查看或打印。在正文区域中双击文件图标即可打开文件。 第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到公文签收列表主界面，可看到该文件的签收状态已改为“已签收”。 1.3 签收情况 特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。 第一步，在公文签收栏目文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接； 第二步，点击“签收情况”链接，出现文件签收情况报表界面，如下图所示； 第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址，反馈内容等信息； 第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件单位列表和未签收文件单位列表； 1.4 公文类型 特别说明：只有超级管理员用户才能管理和维护公文类型。 超级管理员用户进入系统后，点击菜单栏的“后台管理”，进入后台公文传输模块。点击左侧导航栏的“公文类型”，进入如下图的界面： 增加类型 第一步，进入公文类型界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增类型界面。 第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，如：市政府文件，在“类型简介”中输入介绍信息，简介必须填写。 第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存类型信息。 修改类型 点击类型列表中任意类型，即进入类型修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。 删除类型 类型列表行中第一列勾选要删除的类型，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。 第二部分 发文管理 2.1 流程说明 下图是发文一个非常标准、典型的流程图。本部分的使用说明依照下图流程进行分析讲解。首先在此先介绍该流程图的处理方式，从下图可以明显的标明，整个发文流转过程所要进行的处理有起草、审核/核稿、审批、签发、清稿、办公室处理等，我们把这些事务称为环节；每个处理环节所对应的处理人称之为处理角色，包括有起草人、办公室、科室/部门、主要领导、分管领导等，可理解为在公文流转中实际处理这个环节的一组人。从整体看，每个角色所对应的环节，就是该角色在发文流程流转中所具的权限和所需要进行的操作。样例流程图说明清楚之后，对该流程在系统中的具体应用进行分步说明。 2.2 起草公文 第一步：用户进入系统后，然后点击菜单栏中“后台管理”，点击菜单中的“发文管理”链接进入的发文管理主界面，点击左边导航栏的“起草公文”，进入如下界面： 第二步：填写发文拟稿纸，填写发文单位、拟稿人、标题