秘书事务管理 事务06 团体接待.ppt

事务06 团体接待 学习内容 一、基本要求 （一）健全制度，按章办事 （二）厉行节约，经济实惠 （三）规范操作，周到细致 （四）高效机动，紧张有序 （五）服务热情，仪表庄重 二、制定计划 （一）了解来访目的 （二）掌握基本情况 （三）确定接待规格 （四）草拟接待计划 青海集团计算机公司**接待活动日程安排 4.经费预算 （1）工作经费：包括租借会议室、打印资料等费用； （2）住宿费； （3）餐饮费； （4）劳务费：包括讲课、演讲、加班等费用； （5）交通费； （6）参观、游览、娱乐费用； （7）礼品费； （8）宣传、公关费用； （9）其他费用。 （五）协调相关部门 （六）征求对方意见 （七）报请上司审批 三、安排迎送 （一）迎送车辆安排 丰田考斯特 车名：丰田COASTER 长×宽×高（mm） ：6225×2025×2585 乘员人数：23人 最高时速：125 (Km/h) 参考价格：60万人民币左右 （二）接站安排 1.接站方式 2.接站礼仪 3.注意事项 （三）送站安排 （四）交通安全保障 四、安排食宿 （一）饮食安排 1.确定宴请的时间和地点 4.事先确定菜单 （二）住宿安排 五、安排参观、游览和娱乐 （一）初步确定内容 1.参观内容的确定 2.游览内容的确定 3.娱乐内容的确定 娱乐项目种类 （四）精心安排实施 1.人员安排 2.参观地点检查 3.提前预定门票 4.服务外包 （五）遵守注意事项 六、团体接待中的注意事项 1.茶叶用量 3.冲泡时间和次数 课堂模拟 1.地点选择 （1）交通是否方便； （2）档次是否合适； （3）环境是否幽雅； （4）有无合作背景； 2.房间安排 （1）主宾安排套间； （2）其他单间标间； （3）朝向楼层要好； （4）事先随机抽查； （一）初步确定内容； （二）征求对方意见； （三）修改确定方案； （四）精心安排实施； （五）遵守注意事项； 1.参观内容的确定； 2.游览内容的确定； 3.娱乐内容的确定； （1）首先明确参观目的。使参观目的与来访目的一致。 （2）根据目的选择内容。参观内容的选择，应同时满足以下三点要求： A 能够满足来访者的基本要求； B 不会影响正常工作及生产； C 不会泄露核心机密。 团体接待中，一般都会安排游览本地区的著名景点。确定具体内容时，秘书应注意两点： （1）了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况，视情安排； （2）熟悉景点内容，协助解答客人问题； （1）了解娱乐项目种类 （2）了解客人兴趣特长 （3）因人而宜选择项目 （4）突出特色格调高雅 观看项目： 音乐会、话剧、京剧、芭蕾舞、博物馆 参与项目： 高尔夫球、台球、卡拉OK、跳舞、游泳 1.人员安排； 2.参观地点检查； 3.提前预定门票； 4.服务外包； 一般来说，主陪人应当全程陪同给客人安排的娱乐活动，因特殊情况不能参加时，也要排副职代替，并提前解释。要尽量避免只派秘书人员陪同。 秘书要在正式参观的前一天检查已定好的参观地点和项目，发现问题，及时与具体负责人商量解决。 一些高水平的演出往往一票难求。因此，秘书要提前几天预订门票，并尽量多地掌握几种不同渠道的订票方法，以便圆满完成订票任务。 选择门票的时候，观看类节目的座位以第七、八排为最好。 如果来访团队人数较多，可以把游览、娱乐类项目外包给旅行社，他们更有经验，也拥有更多的资源来完成这类任务。但为了确保安全，一定要选择资质、信誉良好的旅行社。 1.不要迟到早退； 2.不要大声喧哗； 3.根据场合调整着装； （一）严格执行规章制度 （二）了解来宾风俗习惯 （三）内外有别注意必威体育官网网址 * 学习目标 学习内容 课后练习 课堂模拟 二、制定计划 三、安排迎送 四、安排食宿 五、安排参观、 游览和娱乐 六、注意事项 一、基本要求 （二）厉行节约，经济实惠 （三）规范操作，周到细致 （四）高效机动，紧张有序 （一）健全制度，按章办事 （五）服务热情，仪表庄重 2006年10月20日，两办印发了《党政机关国内公务接待管理规定》，对公务接待的范围、原则、标准、程序、要求、监督等做出了明确的规定。每一个社会组织都应根据或参照这一规定，结合本地区、本行业的实际情况，制定本单位的具体实施办法，并严格执行，使接待工作科学化、制度化、规范化，做到接待工作有章可循、有法可依。 在餐饮、住宿方面，要精打细算，对不同的接待对象执行不同的标准，避免铺张浪费。一般不安排来宾住高档豪华宾馆，不吃天价宴席，一般不将来宾带到豪华娱乐场所消费；提倡用地方特色菜肴招待客人，既能使客人了解当地的饮食文化，又体现了节约精神；要控制陪客吃饭人数，严禁“一个客人十多人陪”的现象。力争少花钱多办事，让领导和来宾都满意。 一是要认真细致地做好接待准备工作，每一个环节、每一个细节都要考虑周全，