酒店财务部管理规章制度-经济合同管理办法.doc

财务部管理规章制度 经济合同管理办法 经济合同是酒店重要的档案资料，是记录酒店重要经济活动的重要依据。因此，为了加强对酒店经济合同的管理，使其规范操作，特制定以下管理办法： 合同的分类： 酒店是一个特殊的行业，它所涉及的范围较广，因此合同类别较多，具体分为： A、采购类B、工程类C、销售类D、劳务类E、信贷类F、其他 工程类是对机器设备的维修保养签订的合同； 销售类是对酒店的宣传策划时产生的广告合同以及销售协议、合同； 劳务类是指酒店因加工产品、向学校联系关于输送服务人员合同； 信贷类是财务部与银行签订的例如信用卡收受协议合同； 其他类是零星签订的例如废旧物资回收合同等； 合同应涉及的内容： 考虑合作双方的利益，以及签订后双方承担的法律责任，在设计合同时，应对合同中涉及的内容考虑周全，那么合同的严肃性，文字处理的严谨性，价格、时间等方面的严格性和不可变性应按规定拟定，无论属于哪类合同，必须具备以下内容： 明确甲、乙双方的具体名称； 明确所要物品的数量、质量、规格、产地等标准，关于人员的素质要求等应予以说明； 明确甲、乙双方的责任，应履行的义务和权利； 明确合同的有效期； 明确执行合同、完成的具体方式、方法、地点、时间； 明确款项支付的方式、时间、金额； 明确发生违约所承担的责任； 明确解决纠纷的方式； 明确合同签发的具体时间； 注意事项补充说明。 合同签订的程序： 采购、加工合同：采购部主管根据各部门上报的采购计划以及拟定的采购清单，对需采购的物品进行看样、询价、比价，并会同使用部门对样品的规格、型号、外观、性能、质量进行认可，认可以后，由采购主管按照规定的合同内容连同比价表等相关资料以及请示报告上交财务部经理； 维修合同：工程部根据酒店设备的保修期和依靠自身能力确实难以完成的维护保养应拟定维修计划，预先联系提供设备厂家和多个工程施工单位，将报价及按照规定拟定的合同等资料以及请示报告上交财务部； 销售、信贷、劳务等其它合同：分别由承办部门按照规定的内容拟定合同文本，写出请示报告（需要说明的应附加说明书）上交财务部； 财务部对各部门拟定的合同、协议连同报价单和相关资料等进行初审，待整理签发意见后交总经理批示，对于金额较大的物资采购，由总经理报请集团总公司审批。 合同一经审批，必须报请集团公司财务部加盖“合同专用章”，最后转酒店财务部予以档案管理。 以上需集团公司审批的合同中不含一般性质的销售协议、合同。 合同的管理规定： 所有签字手续必须完整无缺，层层报请，不得越级处理； 除一般销售协议、合同以外，其它合同必须加盖集团公司“合同专用章”，否则视为无效合同； 以上这些协议、合同签订后统一交财务部进行保管，若需查阅，必须向财务部提出申请，讲明原因后，方可办理（销售合同除外，但要求将原件上交财务部，部门留复印件），任何部门或人员不得擅自留存合同，一经查处，将严肃处理。 所有合同均由财务部进行专人管理，并根据合同类别进行归档整理； 合同的执行条例： 经济合同一经签订，具有法律效力，财务部依据合同的规定认真执行，任何部门或个人不按照上述条例履行义务的，给酒店造成伤害的，本酒店将追究其法律责任。 对于需按照规定支付的款项，必须有使用部门经理的证明（包括项目维修验收单、货物验收单、广告播出证明单等），否则，财务部有权不予支付款项，造成不良后果的，均由承办部门或承办人负责。 关于折扣、签免的操作规定 为了规范酒店对有关消费的折扣、签免操作，特作如下之规定： 权限： 董事长有权签免：一切消费； 酒店总经理有权签免：服务费；另外，客房予以5折、餐饮、康体、娱乐6折； 销售部经理：客房7折、餐饮、娱乐、康体8折； 前厅部经理：可批准延迟退房2小时以内，房间的损耗签免金额不得超过50元； 餐饮部经理：餐饮8.5折； 娱乐、康体部经理：娱乐、康体8折； 其他部门经理在大堂吧招待客人时，可免费饮用茶水（一般绿茶、红茶）。 折扣范围：（以下项目不得折扣或减免） 服务费； 酒水（软饮、鲜榨类可以打折扣，不包括代销的）； 烟草； 宴会； 海鲜； 自助餐； 桑拿技师、按摩； 小费（招待消费产生的消费另外行文）； 包房的最低消费； 迷你吧、洗衣费。 程序： 所有入住酒店的团队、会议统一归口销售部操作，价格按照事先拟定的操作； 销售部对会议的接待应事先写出接待方案，包括规模、会期、价格、场地、安排、用餐、提供的设备、需签免的事项等，经财务部对价格方面签注意见，报总经理批准后按批准的方案实施； 介绍客人需要提取回扣的，必须事先由相关人员提出请示，并详细注明客人姓名、消费金额、消费时间、回扣金额、付款方式，经财务部签注意见后报总经理批准； 酒店各部门因工作需要对外的招待消费必须事先填写《内部招待申请单》，将详细情况填写在申请表上，报总经理批准后凭总经理签注的意见执行，凡超