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引进工程技术档案特点及其管理 　　随着我国改革开放的不断深入，特别是加入ＷＴＯ后，越来越多的国外先进工艺、先进技术及其生产装置被引进，尤其是石油化工行业，如扬子、齐鲁、惠州、茂名等乙烯工程都采用了许多国外大公司的先进工艺、先进技术，随之而来的是大量的外文技术文件，由此产生了大量的外文技术档案。如何管理好外文技术档案，充分发挥其在生产经营中的作用是企业档案管理部门在新形势下面临的新课题。管好用好引进工程中的外文技术档案，不仅是短期内建好引进装置、利用好先进工艺及技术，为生产装置的平稳操作保驾护航，从长远的观点来看，对消化和吸收国际上的先进技术，向国际水平靠拢，为工程的改扩建、企业的发展积累宝贵的科技财富，有着不可估量的意义。根据对引进工程外文技术档案管理工作的实践，在这里对它的特点及其管理进行探讨。 　　 　　引进工程外文技术档案的范围 　　 　　外文技术档案的主体是外文技术文件材料，是从项目询价、报价、投标、合同签订、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和。具体内容包括询价书、报价书、合同及合同技术附件、各类会议备忘录、来往的传真信函、成套的工艺包、基础设计及图纸、详细设计及图纸、安装试车规定；有关专利商文件、制造厂商文件以及其他有关技术文件及数据表等。其中专利商提供的技术文件中包括工艺手册、安全手册等，制造厂商文件包括机械手册、安装操作维护手册、质量检验报告等，以及设备到货时的船运文件。 　　 　　引进工程外文技术档案的特点 　　 　　由于引进工程的特殊性，其外文技术档案体现出以下几个特点： 　　一、涉外性。一个大的引进工程项目，其主要的项目装置都是全套引进的，其他还包括许多单机引进设备。因此，其工艺技术往往包括几个国家和地区的多种专利技术。其工程的设计及设备的制造又往往涉及到诸多承包商和制造厂商。在一般情况下，合同附件中，对卖方提供的技术文件及图纸所使用的文字都是英文，但制造厂商提供的一些说明书、合格证书、检验报告等文件材料，通常使用制造厂商本国的文字，在茂名三十万吨乙烯工程中，所涉及到的语言文字就有英语、日语、意大利语、德语和韩国语等。 　　二、自成体系的成套性。由于各个国家、各个公司的生产管理制度不同，引进工程的外文技术文件各有不同的产生程序和特点，但它们都是以一定的工作对象为中心，自然地形成了一套紧密联系、互相制约的科技文件材料，共同反映了一个独立工作项目活动的全貌，具有成套性特点，并用逻辑编号的方式揭示其隶属关系、排列次序和所在位置。如日本日挥公司和日本三井造船公司，他们的技术文件分类代号都是用数字顺序排列的，但我们把两家技术文件的分类代号进行比较，却可以看出，同一个数字，两家公司所代表的类别不同，但它们一经确定，又都自成体系，并不混乱。 　　三、形成的阶段性。引进工程设计工作的基本程序与国内大致一样，不过一些细节会有差异，且叫法不同。引进工程一般都要经过设计准备阶段、基础设计阶段、详细设计阶段和配合现场施工安装阶段。每个设计阶段的工作任务、工作内容、工作程序和工作环节、应具备的工作条件、以及必须形成的设计文件的内容及其深度，都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计文件是后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件又是前一阶段设计文件的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。国外公司在组卷形式上各有不同的组卷方式。 　　四、复杂多样性。凡是接触过外文技术文件材料的，都有一个共同的印象，就是感到外文技术文件材料“太乱”，常常感到无从下手，其实这是由它本身的特点所决定的。由于引进工程项目内容广泛，引进方式多样，以及工作的阶段性和涉外性，整个工程所产生的外文技术文件材料面广、量大、分散、复杂。而它们的文件编制关系由于各个国家的生产管理制度不同而不尽相同。单机引进设备项目也很多。这类项目的制造厂商很杂，遍布多个国家和地区，各厂之间没有统一的标准，所提供的技术文件图纸种类不一、装帧不一、规格各异、零乱而不系统。有些是通过邮件寄来，有些是通过来人带来，有些则随设备一起来，有时设备都开箱了，技术文件都还没到位。这些都给我们的工作增加了很大的难度。 　　五、持续性与多变性。引进装置设计在基础设计后直接进入详细设计阶段。由于基础设计条件比较粗浅，在形成最终版设计文件前，对最初版的设计要进行不断修改和完善，设计文件随之不断深化、补充与更新，造成了技术文件及图纸的版次多。按照合同规定，应该提供的外文技术文件有成千上万份，但这些文件并不是一次交付清，而是随着设计阶段陆续