基于项目化管理理念的新部门行政管理模式探索.doc

基于项目化管理理念的新部门行政管理模式探索 战略规划所 陈云飞 汤轶 王海霞 黄威 随着水规院总体发展战略的实施，业务板块不断增加，新部门不断涌现。新部门都有一个从小到大、从弱到强的发展历程，行政管理工作是新部门发展壮大的根基和源泉。规划战略所成立于2009年，作为成立时间较短、人员规模较小的生产部门，规划战略所在吸取其他部门管理经验的同时，创新管理方法，将项目化管理理念融入到部门行政管理工作中，把千头万绪、繁杂琐碎的行政事务工作“项目化”。在原本定式的管理工作中发现问题，寻找可以突破的创新点，将常规“作业”转变为动态的“项目”，通过科学的计划、合理的安排, 使工作流程更加简捷高效，进而提高了工作效率，为部门生产管理系统的正常运行提供更加有力的保障和服务。 一、明确工作目标，理清岗位职责 基于项目化管理理念的行政管理工作，要求行政管理人员不但要完成通常划分的服务类、统计类、管理类及综合类等四大类工作，而且要根据项目化管理的需要,每天记录自己在每一项工作上所使用的时间。继而通过定期分析个人工时记录、优化个人工作时间分配计划，做到既考虑缜密、面面俱到，又分清主次、突出重点。通过优化个人时间安排计划，将“作业”转化为“项目”，达到有条不紊、从容不迫地应对日常事务性工作的目的。 二、创新管理工作方法，变被动服务为超前引导 实现行政工作的项目化管理，要求部门行政管理人员在完成原有工作的基础上，创新工作方法，培养自己的主动服务意识。在具体实践中要突出“早”、体现“快”、做到“好”。 “早”就是改变领导不交不办、不说不干的被动倾向，对部门工作的重点和难点问题，力求全面考虑在先、主动服务在前，工作要有计划，落实要有措施，完成要有总结。 “快”就是提倡说了马上就办的精神，进入角色快、深入实际快、反馈信息快，日常工作及领导交办的临时性工作做到及时处理及时反馈，当日事当日清，方能体现项目化管理决策的科学性和行政事务工作的高效率。 “好”就是要以高度的责任心、持续学习的精神和不断改进工作质量的举措和方法，保质保量地完成职责范围内的各项工作，让领导认可，让员工满意。 三、完善部门规章制度，实现制度化管理 水规院各生产部门的规模有大有小，综合事务的总量也有多有少，为了要保证各生产部门的高效运转，不但要有院综合管理制度的宏观控制和原则指导做强有力的支撑，而且各部门要按照工作实际尽快建立本部门的综合管理规章制度。新部门的行政管理工作，要从建立各项规章制度入手，通过规章制度的完善，固化行政管理工作模式，实现制度化管理。 各项制度流程主要由相关行政管理人员协助部门长管理、执行和监督。整理分析、归纳汇总员工在执行制度流程过程中遇到的矛盾和问题，及时报告部门长，为部门长的科学决策、动态调整和完善制度提供理论依据和实践依据，提高制度的可执行性和有效性，提高部门行政管理成效。 四、提高管理人员综合素质，实施精细化管理 项目化的管理，要求行政管理人员自觉增强行政工作的技术含量，努力提高常用计算机办公软件的应用水平和文字处理能力，提高和优化工作效率及方法；用信息技术手段快速实现部门长的工作计划和管理目标；协助部门长实现部门行政管理系统的数字化和信息化。 规划战略所创新制定的技术人员工时填报规定及技术人员项目工时统计表、行政助理行政事务工时统计表，为部门长动态掌握工作项目耗用工时、员工累计工时数量，平衡生产和经营工作关系，为员工考核提供量化指标和客观依据方面起到了很好的效果。 五、传承水规院优秀企业文化，发挥桥梁纽带作用 行政管理工作突出以人为本，要求行政管理人员做好部门的桥梁纽带，做好员工与部门长的纵向沟通、部门与院职能管理部门横向沟通工作。新部门的行政管理人员必须善作部门长和员工之间的信息渠道，适时上传下达行政命令，提请部门长广开言路，营造员工共同参与，献计献策，主动请缨，允许试错的和谐气氛，提出创新与改进的思路与方法，对行政管理工作起到保驾护航的作用。 规划所成立两年以来，不但组织制定了《办公场所安全管理规定》、《公共资料借阅管理规定》、《财务费用报销模板》、《职工考核评价分配办法》等普适性规定、还针对项目任务多、规划所外出调研多、文档资料多、必威体育官网网址性强等业务特点，制定了《技术人员工时填报规定及表格》、《外出调研规定》、《文档资料必威体育官网网址管理规定》、《电子资料归档办法》等多项特色管理制度，并建立了相应的流程与表格。 在项目化管理理念的指导下，目前规划所综合管理制度各项制度运转顺利，执行得力，成效显著。随着规划所业务及人员规模的逐渐扩大，制度建设作为一项系统性、持续性和长期性的工作也将会与时俱进，在执行中查遗补漏、动态调整和不断完善。