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关于我国档案信息化标准分析 　　档案工作的发展强烈要求实现档案信息网络化，实现档案信息资源共享，标准化正是减少直至消除档案信息化建设与运行过程中无序状态与重复加工等现象以达到规范化、系列化与统一化，从而促进档案信息的交流与共享，实现档案管理科学化与现代化的重要手段。 　　 　　档案信息化标准的数量现状分析 　　 　　从1983年3月实施的《文书档案案卷格式》(GB/T 9705―1988)到2005年9月实施的《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32―2005)与《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005)，共颁布实施了45个标准(DA/T 17―1995与DA/T 20―1999是两个标准系列，由多个子标准组成)，其中国家标准10个，档案行业标准35个。1992～2000年是档案标准批准的集中阶段，在1995～1996年间达到了虽高点。之后是急剧下降。 　　在这已经颁布的45个标准中，涉及档案信息化内容的有7个，其中国家标准两个，行业标准5个，而真正具有现代信息化意义的则只有5个。占所有标准的11％。 　　“十五”《全国档案信息化实施纲要》中提出了在“十五”期间拟订的档案信息化的规章与标准为14个。然而从完成的情况看，不容乐观。在规章方面，发布了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子公文归档管理暂行办法》。在国家标准方面，《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894―2002)于2003年5月实施。在档案行业标准方面，《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32―2005)、《明清档案目录中心数据采集标准、明清档案机读目录数据交换格式》(DA/T33～2005)2005年9月实施。这四个标准占预计完成量的43％，与“十五”《全国档案信息化实施纲要》中的规划相差甚远。 　　从以上统计数字可以看出，近几年档案标准，尤其是行业标准的批准与实施的数量与20世纪相比是比较少的。而实际上，近几年档案信息化工作在全国开展得如火如荼，从中央级档案馆到县级档案馆，从国有企业到私营企业，无不在进行档案信息化工作，把档案信息化工作作为整个组织信息化的一个重要部分来实施。然而，许多档案部门在制定自己的标准，并根据自己的标准进行档案的信息化工作，必??给将来档案信息资源的整合带来极大的困难。这就迫切要求档案信息化工作标准化来统一各档案机构的信息化工作。 　　 　　现有档案信息化标准存在的问题 　　 　　1、标准陈旧过时 　　这主要有两种情况：一是整个标准过时，一是部分内容过时。如《革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式》(DA/T 17.5―1995)中有这样的规定“本格式规定档案机读目录数据文件的组织方式为.TXT文本文件”，符合当时信息技术发展的情况。而现在档案信息化都是以数据库方式进行组织管理的，同时软磁盘在现在的实际工作已很少使用，可以认为该标准从名称到内容都已经过时，需要重新修订。《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》虽然规定“组织方式是以.txt为扩展名的文本文件或者以.dbf为扩展名的数据库文件”，但也存在上述的问题。可以说这两个标准并不具有现在信息化意义。 　　一些标准的部分内容也存在过时的问题，尤其是对于特定信息技术的规定过时可能性最大。如《电子文件归档与管理规范》中规定视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。然而MPEG系列标准包括MPEG―1、2、4，还有“多媒体描述接口”MPEG―7，标准中仅仅规定MPEG就不能满足实际需要了。 　　 　　2、内容不一致 　　同样的内容在不同的标准中的规定与描述不一致，尤其是一些基本术语的定义上。如电子文件定义的描述在多个标准与规章中并不一致。《档案工作基本术语》中电子文件(electronic records)是“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件”，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》中规定“电子文件是(elec－tronic records)能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”，而在《电子文件归档与管理规范》中电子文件(electronic records)则是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。尽管这些定义在本质上相同，但字面表述的不同以及所引用的特定名词的细微差别肯定会引起一定的混乱，尤其对于那些不具备一定信息技术的档案工作人员来说更是如此。 　　 　　3、与传统档案共用的标准不能适应电子文件的管理需要